Как ввести должностные инструкции для работающих сотрудников

Должностная инструкция рабочего

Документ не является простой формальностью, так как он необходим для работы любой компании. Его составляют с целью отобразить всю имеющуюся информацию относительно подразделений, на которые делится фирма. Ещё в нём содержаться данные о различных должностях, установленных в компании, а также об окладах и премиях.

Дело в том, что данный документ утверждается каждый год 1 января и налоговая проверка принимает в этом участие. Новое штатное расписание можно не делать, если в течение прошлого года в него не были внесены какие – то изменения.

Если в старое расписание были внесены изменения, то к началу следующего года должен быть готов уже новый документ, который будет проходить процедуру утверждения. К таким переменам можно отнести:

  1. Нужны ли перемены в рабочем уставе?Увеличение или уменьшение числа единиц, входящих в штат.
  2. Смена названий каких – то должностей.
  3. Перемены относительно оклада должностного типа или часовой тарифной ставки.

Ещё новый документ такого типа необходим, если на старом есть дата окончания его действия. В такой ситуации обязательно нужно подготовить новое штатное расписание, когда закончится срок действия старого.

ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.

В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации.

Когда требуется процедура?

Когда же требуется организации добавить штатную единицу в штатном расписании? Данная процедура обычно сопровождается неизбежными переменами в штатном расписании. Как правило, действие связано с необходимостью, возникшей в процессе производства. Причиной может послужить реорганизация предприятия или расширение сферы его деятельности.

В такой ситуации новые должности вводятся для того, чтобы немного разгрузить тех сотрудников, которые уже работают в организации.

Явным признаком того, что требуется внести подобные изменение в штатное расписания можно считать то, что один сотрудник начинает выполнять функции, которые на самом деле должны возлагаться на нескольких специалистов.

Важно! Штатное расписание нельзя изменить, если отсутствует соответствующий приказ.

Такую бумагу должен выписывать руководитель.

Заниматься вводом новых должностей в штатное расписание должны сотрудники, имеющие отношение к службе кадров. Начальник предприятия может отдать ряду сотрудников устное распоряжение, которое в будущем будет представлено в письменной форме.

Но только бумага, заверенная подписью руководителя, будет иметь силу. Ещё изменение состава должностей может быть обусловлено ростом объёма работ, выполняемых в фирме.

Изменение должностной инструкции без согласия работника

Кто же ответственен за увеличение и добавление штатной единицы, в чьи обязанности входит внесение изменений в штатное расписание? Как уже упоминалось выше, заниматься составлением данного документа может любой сотрудник организации, руководитель которой возложил на него подобные обязанности. Как правило, к подобной ответственной задаче привлекают людей, обладающих определенной компетенцией.

Справка. Ввести новую должность в штатное расписание может экономист или бухгалтер.

Если речь идёт о совсем мелких предприятиях, то ходатайством о введении новой должности в штатное расписание может заняться и сам руководитель, не доверяя никому.

  • государством приняты новые нормативные акты, и необходимо привести штат в соответствие с ними;
  • в процессе производства произошли изменения (появились новые технологии, процессы, оборудование и т.п.);
  • меняется организация труда;
  • необходимо перераспределить обязанности между сотрудниками.
  • как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
  • как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.

Проще всего внести изменения в должностную инструкцию, если сотрудник согласен с корректировкой этого документа. К примеру, когда в компанию приходит новичок, который первое время только знакомится с новым делом. Сначала он выполняет простейшую работу, но постепенно ему поручают более сложные задачи, и они, естественно, уже не укладываются в рамки той должностной инструкции, которую человек подписал изначально.

Но если инструкция является локальным нормативным актом, а не частью трудового договора, кадровики справедливо указывают, что юридически условия ТД не изменяются при внесении корректировки в ДИ. И в этом случае работодатель имеет право устанавливать те обязанности, которые ему необходимы.

Эксперты по кадровым проблемам, конечно, правы, но на деле возникает множество вопросов, четких ответов на которые не дает даже законодательство. Основные моменты, о которые «спотыкаются» бухгалтеры: какой документ необходимо откорректировать для изменения обязанностей работника, и следует ли у самого сотрудника спрашивать на это разрешения?

как ввести новую должность

Самой сложной ситуацией является уточнение должностной инструкции для работающих сотрудников, которые не заинтересованы в изменении своих обязанностей. Кадровики до сих пор спорят, имеет ли право работодатель менять объемы работы, вводить новые задачи, не спрашивая разрешения специалиста. Общепринятая точка зрения говорит о том, что без согласия сторон сделать это невозможно. Однако есть обратное мнение, а также разъяснения чиновников, которые его подтверждают.

Предлагаем ознакомиться:  Как обменять старый автомобиль на новый

Кадровики интересуются, можно ли ввести 0,25 ставки для таких сотрудников? Законодательством это не запрещено: в зависимости от объема предполагаемого объема работ можно установить 0,5 ставки, 0,75 или 0,25. Аналогично нужно рассчитать трудозатраты по категориям работ на вводимой вакансии. Если текущая нагрузка работника превышает число рабочих часов за месяц, введение должности вполне обосновано.

Оформление новой должностной инструкции На основании расчета трудозатрат определяются и корректируются нормативы функций, которые будет выполнять новый работник. После этого осуществляется подготовка проекта должностной инструкции. Составление докладной записки на имя руководителя Новую должность вводят в конкретное структурное подразделение, следовательно, записку на имя директора пишет начальник этого отдела. В документе нужно подробно описать обоснование введения новой вакансии.

Необходимо ли уведомлять сотрудников о произошедшем?

Данная бумага содержит информацию о должностях, имеющихся на предприятии, количестве работников и установленных окладах для каждой единицы структуры. Необходимость введения новой должности может возникнуть по разным причинам, например, в связи с расширением производства или, наоборот, в связи с реорганизацией предприятия. Кроме того, зачастую, один работник осуществляет несколько функций, к примеру, исполняя обязанности бухгалтера и кадрового работника.

Перед тем, как приступить к формированию необходимого документа, следует учесть все нюансы и произвести необходимые вычисления. Для начала следует собрать некоторую статистическую информацию: виды работ, функции работника, количество времени на выполнение обязанностей и прочие. Исходя из собранных данных, производятся вычисления нормы выработки, от которой зависит какая ставка, будет предусмотрена для нововведенной составной единицы.

Следующим шагом на пути к завершению процедуры нововведений в структурный состав является формирование и оформление должностной инструкции.

Для того, чтобы ввести новую специальность в штатное расписание, руководитель отдела предприятия, в который требуется кадровая единица, должен составить служебную записку. В ней необходимо подробно описать обоснования введения рабочей единицы, а также приложить проект должностной инструкции и передать для ознакомления директору предприятия.

Приказ о введении новой должности не обладает общепризнанной, стандартной формой, поэтому может быть разработан самой организацией, но с соблюдением требований Госстандарта Р 6.30 — 2003.

Составляется он на имя руководителя организации, а также имеет название, причину, по которой возникла такая необходимость, пункты изменений (название новой специальности, количество и оклад). Заверяется подписью директора и датируется.

В крупных компаниях, как правило, существуют целые отделы, выполняющие определенные функции, каждый из которых имеет своего непосредственного начальника. Если ввести новую структурную единицу понадобилось в отдел, в конце соответствующего распорядительного документа прописывается следующее: « с приказом ознакомлен начальник (наименование) отдела Фамилия, Имя, Отчество». После донесения до него соответствующих сведений, руководитель отдела ставит свою подпись и обязательно указывает дату ознакомления с документом.

Основываясь на требованиях Госстандарта Р 6.30-2003 такой распорядительный документ следует оформить следующим образом:

  • вверху документа прописать полное наименование организации, дату и его номер;
  • название документа должно отражать причину его создания;
  • последним пунктом следует указать ФИО сотрудника, который должен проконтролировать исполнение приказа;
  • в конце генеральный директор предприятия обязательно ставит подпись.

Для того, чтобы правильно исключить из штатного расписания составную единицу, стоит придерживаться некоторого алгоритма. Для начала необходимо издать приказ о сокращении составной единицы (если она не единственная – сформировать список). Обязательно следует уведомить сотрудника, занимающего должность, попавшую под сокращение об этом не позднее 2 месяцев. Предложить взамен другое имеющееся рабочее место, а в случае, если работник будет не согласен, подготовить приказ об его увольнении.

Формируется новое штатное расписание, действие которого начинается со дня исключения должности.

Когда вносятся поправки в штатное расписание, то изменениям подвергаются трудовые функции, которые выполняют определенные сотрудники. В такой ситуации уведомить об этом работника в письменной форме работодатель должен в любом случае.

Введение вакансии в штат организации должно проводиться в несколько основных этапов. Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные.

В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:

  • Выявить необходимость во внесении изменений;
  • Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
  • По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.

Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню.

Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.

Предлагаем ознакомиться:  Как оформить портфолио правильно для школьников начальных классов

Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:

  • Объемы работ были увеличены;
  • Внедрены дополнительные технологии или направления;
  • Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.

Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.

Пример обоснование также называют служебной запиской. Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота. Следую правилам хранения документов, в каждом отделе есть человек, на которого возлагается ответственность за своевременную сдачу подшитых папок в архив предприятия или зональный архив. Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов.

Работники этих отделов могут подготовить служебную записку для обоснования необходимости введения единицы, которая должна своевременно брошюровать, подшивать и переносить документы в производственный архив. Кроме того выдавать их по требованию можно только под роспись.

В примере обоснования указывают:

  • Количество ежегодно формируемых дел;
  • Время, затрачиваемое на их брошюровку, подшивку, приемку и выдачу.

Производится подсчет времени потраченного в месяц. Исходя из этого, определяется размер ставки и оклад будущего работника.

Ввод новой должности в штатное расписание происходит по приказу руководителя. Оформление приказа происходит на основании поданной служебной записки.

В приказе указываются следующие пункты:

  • Необходимость составления иной структуры в связи с поданным ходатайством о произведение изменений;
  • Указание отдела, куда будет вводиться вакансия;
  • Название вводимой вакансии;
  • Размер ставки, должностного оклада и иных постоянных надбавок.

Приказ утверждается руководителем и закрепляется печатью предприятия.

Чаще всего, руководители организаций, поручают разработку должностных инструкций работникам кадровой службы. Учитывая, что кадровые работники, как правило, не знают всю специфику работы в конкретной должности, у них возникают трудности с четким описанием трудовой функции. Поэтому, чтобы грамотно составить должностную инструкцию, советуем кадровикам обратиться к руководителю того структурного подразделения, для сотрудников которого она разрабатывается.

Ведь именно они знают всю специфику работы в конкретной должности. Работникам кадровой службы следует составить основу должностных инструкций, определить структуру и указать, что должно входить в их содержание, и, после ее составления руководителем структурного подразделения, проконтролировать, чтобы она соответствовала указанным требованиям.

Квалификационные характеристики должностей, должностные обязанности, а также требования к знаниям, которыми должен обладать работник, советуем брать в квалификационных справочниках (например, в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих). На это указали внимание специалисты Роструда в письме от 30.11.2009 г. №3520-6-1.

2. Начальникам отделов и цехов поручить компетентным сотрудникам разработать по схеме должностные инструкции для каждого сотрудника своего отдела в соответствии со штатным расписанием. Срок — до 25.11.2011. Ответственные: Зарубин О. О., Сапармурдинов К. Ч., Некорчевый Н. Г., Лещенко П. К.

В подобных случаях работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей — близких по содержанию работ и сходных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования. В противном случае необходимо получить письменное согласие работника и оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

При любом способе утверждения должностной инструкции необходимо ознакомить с ней работников под роспись. Работники могут расписываться в журнале ознакомления, или на самой инструкции, или на приложенном к ней листе ознакомления. Порядок ознакомления выбирает работодатель.

На практике, во избежание различных недоразумений с работниками, рекомендуется, перед тем как подписать трудовой договор с работником, ознакомить его с должностной инструкцией. Такой подход поможет Вам определить согласие работника на выполнение обязанностей по данной должности. Если же работник будет не согласен на выполнение каких-либо обязанностей, то на данном этапе у Вас будет возможность отказать работнику в заключении трудового договора.

Они были заплачены в администрации, потому что они знали о том, что они получали взамен, но они больше не могли видеть, как их зарплаты были такими, как 40 процентов. Это меньше, чем собирает многолетний коллега, что требует менее половины усилий и связано с несравненно меньшей ответственностью. Противники этой точки зрения скажут, что это только половина правды, потому что лучшие обычно убегают, потому что администрация не может гарантировать приличный заработок, а коммерческие компании могут предлагать лучшие деньги.

Пошаговое описание процесса

Справка. Ввод должности в штатное расписание предусматривает несколько шагов, которые объединяют в себе мероприятия организационного типа, а также документальное оформление.

Весь процесс происходит так:

  1. Следует определить насколько необходимо добавление новой единицы в штат. Этот момент является одним из самых сложных и ответственных во всём процессе. Собирается разнообразная статистическая информация и производится расчет на основании нормы выработки.
  2. Далее следует оформление новой должностной инструкции, которая предназначена для новой должности. В рамках этого этапа производится определение, а также корректировка нормативов рабочих функций с опорой на расчёт трудозатрат.
  3. Нужно составить докладную записку на имя начальника организации. Данную бумагу должен писать начальник отдела, в котором создаётся новое подразделение структурного типа.
  4. Руководитель, получивший письмо от начальника отдела, издаёт приказ. В нём должен быть указан отдел, в котором появится новая должность, а также размер зарплаты человека, её занимающего.
Предлагаем ознакомиться:  Как научиться плавать взрослому

Изменения могут быть введены чуть позже. Это обусловлено тем, что дата приказа может не совпадать со временем введения новой вакансии.

Важные документы

Данная процедура, должна быть, оформлена строго в рамках закона. Для этого действие сопровождается определенными документами:

  1. Важные документыПервым делом, издаётся соответствующий приказ, заверенный подписью руководителя организации. Форма такого документа не регламентирована строго, поэтому может быть составлена в произвольной форме. Однако, при оформлении стоит придерживаться государственного стандарта под названием Р 6.30-2003.
  2. Стоит уделить особое внимание составлению должностной инструкции. Она должна создаваться для определенной должности соответственно и предназначаться для неопределенного круга сотрудников без указания их имён.

    Справка. Составление должностной инструкции чётко не регламентировано законом, поэтому каждый может составить её как захочет, придерживаясь при этом общих принципов.

  3. В трудовых договорах следует отразить уменьшение или увеличение окладной части заработной платы, переименования определенных должностей и прочие корректировки штатного расписания. После того как выходит приказ, к трудовому договору прилагаются дополнения, в которых и отражаются все изменения.

    Если же работник трудоустраивается на новую должность контракт с ним заключается на общих правилах трудового законодательства.

  4. Само штатное расписание тоже должно быть частью документального оформления также не стоит забывать о докладной записке и уведомлении, которое получат работники.

При переименовании должности работодатель должен внести соответствующие изменения в книжку трудового типа.

3. Права работника. Приводится перечень прав, предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей, которые вытекают как из функций организации, так и из функций структурного подразделения. К таким правам, например, относятся следующие: принимать решения в соответствии с должностными обязанностями, принимать участие в разработке различного вида программ, вносить предложения по совершенствованию рабочего процесса, повышать свою квалификацию.

Кроме этого, в должностной инструкции предусматривается возможность замещения работником другого, отсутствующего работника, например, когда заместитель начальника отдела временно исполняет обязанности начальника отдела во время его отсутствия или врач одной специализации замещает должность врача другой специализации.

Составление приказа

Иногда на предприятии могут возникнуть ситуации, когда появляется необходимость дать должности другое имя. Для этого требуется внесение соответствующих изменений в штатное расписание. Стоит учесть, что алгоритмы процедур в случаях, когда место свободно и когда человек уже работает, немного отличаются.

В первом случае, необходимо просто издать приказ о переименовании должности, указав причину, и внести корректировки в документ.

Во втором случае (если человек уже работает) алгоритм немного усложняется:

  • не позднее 2 месяцев нужно уведомить работника о предстоящих изменениях и сопутствующих этому обстоятельствах;
  • оформить дополнительное соглашение к трудовому договору;
  • издать приказ о внесении изменений в штатное расписание;
  • сделать соответствующие коррективы.

Как оформляется приказ о введении новой должности в штатное расписание? Как уже упоминалось, нет чётко принятой формы для такого документа, поэтому он может составляться произвольно. Есть некоторые пункты, которые приказ обязательно должен содержать:

  1. Составление приказаПолное наименование организации, местонахождения, дата и номер документа.
  2. Далее, следует формулировка самого документа, в данном случае изменить штатное расписание.
  3. Необходимо чётко указать причину, в связи с которой происходят такие перемены. Они могут быть связаны с реструктуризацией организации, совершенствованием предприятия или увеличением количества производимых услуг.
  4. Следующим шагом, нужно перечислить изменения, которые последуют когда приказ начнёт действовать.
  5. Последний пункт содержит информацию о человеке, который будет непосредственно заниматься внесением изменений и в какие сроки он будет это делать.

Понятно, что введение новой должности в штатное расписание – это прерогатива руководителя организации. Именно директор принимает решение о новом сотруднике, подписывая приказ о введении штатной единицы. Образец, подготовленный нашими специалистами, поможет сэкономить время на составление собственного документа.

Образец из статьи «Дополняем штатное расписание: образец»

Так как единой унифицированной формы приказа нет, он может быть составлен в произвольной форме.

Как написать полезную должностную инструкцию

3. Ожидаемые результаты. Это очень важный раздел с точки зрения мотивации сотрудника и оценки его труда. К сожалению, редко встречающийся в различных «типовых» и «образцовых» должностных инструкциях, которые можно найти в Интернете. В качестве примера — выдержка из соответствующего раздела должностной инструкции руководителя IT-подразделения компании

Мы работали с компаниями, имеющими еще более сложные системы управленческой документации. В эти системы входят Положения о подразделениях, описание Систем Управления Качеством и Окружающей средой, описания бизнес-процессов, стандарты внутрикорпоративных коммуникаций, описания других корпоративных принципов и подходов, например, системы «20 ключей» И.Кобаяси. и т.п. Все это влияет на содержание должностных инструкций.

Загрузка ...
Adblock detector