Как составить рабочий график

Скачать бесплатно в Excel график учета рабочего времени на 2018 год

Планирование производства сталкивается с необходимостью рационального распределения ресурсов, в том числе и персонала. Одним из вариантов наглядного отображения такого распределения выступают графики работы или графики сменности.

По сути, график сменности — это расписание, обозначающее, когда работник должен выходить на работу и когда ее заканчивать, исходя из того, в какую смену ему пришлось трудиться. Удобство сменного графика как отчетного документа заключается в том, что по нему очень легко получить всю информацию, касающуюся участия каждого в общем результате работы.

При планировании сменного режима учитывается и такой фактор, как порядок чередования смен. Для персонала, привлекаемого к работе посменно, обычно применяется два вида чередования смен:

  1. Прямой — когда смены меняются в порядке возрастания.
  2. Обратный — замены рабочих смен в обратном порядке из первой в третью, из третьей во вторую.

Алгоритм составления сменного расписания заключается в распределении ресурсов предприятия таким образом, чтобы максимально эффективно использовать и промышленное оборудование, и работников для выполнения поставленных задач.

Специального бланка графика смен в законодательстве сегодня не предусмотрено, поэтому в большинстве случаев это результат работы управленческого персонала, но здесь существенную помощь могут оказать современные компьютерные технологии планирования.

При составлении сменного графика работы вручную берется во внимание:

  • временной период, на который составляется график;
  • минимально необходимое оправданное количество трудовых смен для загрузки производства;
  • сколько рабочих смен предусмотрено на протяжении суток;
  • какой порядок выхода работников для работы;
  • длительность по времени каждой рабочей смены, четкое определение времени начала работы и окончания;
  • обязательные перерывы во время смены, как технологические, так и вызванные условиями охраны труда работников — на обед, на отдых;
  • режим ежедневного отдыха между сменами;
  • обязательный еженедельный отдых для работников;
  • определяется механизм перехода из смены в смену, их чередование.

Для составления графика на сегодняшний день используются как новые документы и методические рекомендации, так и те, что были разработаны еще в период Советского Союза, например, метод рекомендованный Госкомтруда СССР 1988 года.

Как составить образец графика работы: требования законодательства

Следует отличать документ, фиксирующий режим труда, от табеля учета отработанных часов, который ведется работодателем в соответствии с требованиями ст. 91 ТК РФ и является своеобразным документом учета, сколько работники трудились, как правило, за месяц. Нормой является 40 трудовых часов в неделю. На работодателя возложена обязанность вести учет фактически отработанного времени по каждому работнику.

К табелю не установлено каких-либо особенных требований об ознакомлении в определенный срок и нет необходимости согласовывать его с представительным органом работников. Работодателю остается только не превышать установленную продолжительность рабочего дня и предоставлять работающим отдых в соответствии с требованиями ст. 110 ТК РФ.

Ввиду отсутствия установленной унифицированной формы каждый работодатель может самостоятельно разработать собственный бланк документа. Можете воспользоваться для этого нашим образцом.

В нем обязательно указывают полный список работников с указанием их должностей. После фамилий отмечают дни, в которые конкретный человек должен будет выйти на работу. Разработать документ желательно таким образом, чтобы в результате не допустить недоработок или переработок сверх нормы рабочего времени, а также обеспечить оптимальную нагрузку на коллектив и на производственные процессы. Расписание чаще всего разрабатывается на месяц.

График рабочего времени на 2018 год представляет собой многокомпонентный документ, информирующий о следующем:

  • норме рабочего времени;
  • количестве выходных и рабочих дней;
  • границах и длительности рабочего дня;
  • сочетании рабочих периодов с промежутками отдыха.

ВАЖНО! В 2018 году (как и в 2017 году) работающим в режиме привычной пятидневки необходимо отработать 247 рабочих из 365 календарных дней.

Сравнивая годовой график текущего периода с предыдущим, можно отметить следующее:

  • в 2018 году численность рабочих и календарных дней осталась без изменений;
  • из указанных в первом пункте рабочих дней возможность законно недорабатывать 1 час позволительна 6 раз: 22 февраля, 7 марта, 28 апреля, 8 мая, 9 июня, 29 декабря (в 2017 году такое было возможно 3 раза: 22 февраля, 7 марта и 3 ноября);
  • число выходных и праздничных дней в 2018 году составит 118 дней (как и в 2017 году).

Подход к составлению графиков заключается в следующем:

  • определить период для составления графика (неделя, месяц, квартал, год);
  • если в компании установлены для разных работников различные рабочие режимы, необходимо произвести разбивку членов трудового коллектива по применяемым режимам рабочего времени (пятидневка, шестидневка, предоставление выходных по гибким графикам и др.);
  • рассчитать норму рабочего времени для каждого применяемого в компании режима;
  • произвести группировку рабочего времени в сочетании с днями отдыха, учитывая законодательно установленное требование о длительности еженедельного непрерывного 42-часового отдыха (ст. 110 ТК РФ).

как составить рабочий график

К примеру, в компании часть работников трудится с понедельника по пятницу в режиме 8-часового рабочего дня. При этом работу выполняют не только совершеннолетние работники, но и подростки 15–16 лет. Учитывая, что для них предусмотрена иная продолжительность рабочего дня, для данной возрастной группы необходимо рассчитать годовую норму рабочего времени следующим образом:

  • уточнить законодательный норматив длительности рабочей недели для данной категории работников: не более 24 часов;
  • рассчитать продолжительность рабочего дня: 24 часа в неделю / 5 рабочих дней = 4,8 часа;
  • определить норму рабочего времени для данной группы работников: 247 рабочих дней × 4,8 часов – 6 часов предпраздничных недоработок = 1 179,6 часа.

Для остальных работников данной компании при работе в режиме пятидневки норма рабочего времени составит: 8 часов × 247 рабочих дней – 6 часов = 1 970 часов.

Предлагаем ознакомиться:  Ариа аиф заявление в полицию. Как составить заявление в полицию: пошаговая инструкция

ВАЖНО! Норма рабочего времени уменьшается на суммарную длину перерывов в осуществлении трудовых функций: отпуска, больничные, донорские дни и иные подобные временные промежутки, когда работник не трудится.

В отличие от множества форм документов кадрового учета, специального единого бланка с названием «График рабочего времени» не существует.

Компании, чей рабочий режим не зависит от особенностей работы оборудования или нюансов организации трудового процесса, не утруждают себя составлением подобных графиков, а прописывают специфику трудового режима во внутреннем локальном акте.

Как составить образец графика работы: режимы работы

В каком документе отразить все параметры трудового режима, узнайте из материала «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2018».

В тех компаниях, где организована круглосуточная работа или сочетания трудовых будней с днями отдыха отличаются от привычной пяти- или шестидневки, разрабатывают формат графиков самостоятельно.

Поскольку в обязанности каждого работодателя входит обязательный учет фактически отработанного сотрудниками времени, наиболее приемлемой считается форма графика, разработанная на основе табеля учета рабочего времени.

Есть некоторые отличия между графиком работы и графиком смен. Хотя зачастую эти понятия употребляют как идентичные. В графике работы, как минимум, должны присутствовать графы с Ф.И.О. работника (иногда и его должностью) и таблица дней в учетном периоде с отметками о рабочих днях и выходных.

График смен может быть более сложен, так как может отражать время начала и окончания работы, число смен за сутки, чередование рабочих и выходных дней. Устанавливая продолжительность работы в смену, необходимо помнить про ограничения – согласно ст. 94 ТК РФ ежедневная работа ограничена для некоторых категорий – работники вредных и опасных производств, несовершеннолетние, инвалиды.

Обратите внимание! Запрещается работать в течение двух смен подряд (этот запрет установлен ст. 103 ТК РФ).

Наиболее распространенными являются графики «сутки работы через три дня отдыха», «два рабочих дня через два выходных» (здесь надо составить график работы 2/2).

Разумеется, желательно учитывать пожелания работников, их согласованность между собой. Однако требований таких законодательство не содержит.

Таким образом, ответ на вопрос «как правильно составить график работы» будет звучать так: учитывая в первую очередь требования нормативных актов, затем требования по процедуре согласования и утверждения, затем пожелания работников.

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница в них заключается в том, что график Т-12 можно заполнить только вручную или в текстовом редакторе, и в нем есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 может заполняться с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета посещений сотрудниками фирмы своей работы. В этой форме отсутствует блок для расчета зарплаты, она подлежит расчету в иных регистрах.

График работы: требования нормативной базы

Как известно, право на труд является основным из прав граждан государства. И как неотъемлемая часть прав и свобод гражданина, независимо от его положения и статуса, это право охраняется государством. Но это только с одной стороны.

С другой стороны, работник в процессе реализации этого права часто сталкивается с ситуацией, когда предлагаемая работа имеет свои специфические характеристики, например, необходимость работы в две смены или переход на трехсменную систему, или даже круглосуточный режим работы. Такой вариант, как правило, предлагается во время начала правовых отношений между работодателем и наемным работником в виде подписания трудового договора.

В дальнейшем в процессе исполнения служебных обязанностей работник и работодатель используют для урегулирования всех вопросов, связанных с учетом рабочего времени, прядка смен и графика работы существующее на сегодняшний день законодательство, в котором прописывается в том числе варианты рабочего времени.

Однако, сам кодекс не раскрывает такие специфические моменты, как другие права граждан и способы их реализации. Здесь нужно указать, что граждане могут обладать особыми правами и статусом, который государством не внесен в Трудовой кодекс, но при этом работник имеет гарантированную льготу или преимущество. К этим документам относятся законодательные акты, регулирующие работу:

  • несовершеннолетних граждан;
  • граждан, имеющих различные степени инвалидности;
  • тех, кто совмещает работу и учебу;
  • матерей, воспитывающих детей в неполных семьях;
  • женщин в период беременности;
  • работников, имеющих статус ветеранов труда;
  • работников, задействованных на вредных и тяжелых производствах;
  • работников, работающих вахтовым методом.

Как составить образец графика работы: необходимость

Отраслевые коллективные договоры, в которых на основании законодательства и прописывается все моменты, связанные с режимами и графиками работы, также определяют нормативы рабочего времени.

График учета рабочего времени на 2019 год(табель): как его заполнить

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени в целом по организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

В шапке обязательно заполняется наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой нумерацией в организации. Дата составления и отчетный период заполняются обязательно, как реквизиты первичного документа.

Режимы работы

Понятие режима работы введено Трудовым кодексом. Это понятие раскрывает основные виды графиков производственной деятельности персонала в процессе трудового времени, которые могут быть установлены администрацией предприятия, при этом они нисколько не противоречат законодательству.

Такой компромисс, как выбор режима рабочего времени, позволяет создать для персонала наиболее комфортные условия производственной деятельности, а работодателю —  обеспечить максимальное задействование трудящихся в производстве.

Согласно Трудовому кодексу в коллективном трудовом договоре между коллективом и работодателем могут быть учтены и реализованы на практике следующие варианты режима работы:

  1. Односменный или обычный режим работы.
  2. Режим, при котором рабочий день может быть ненормированный — режим ненормированного рабочего времени.
  3. Режим, при котором учитываются все пожелания работника и для которого устанавливается гибкий режим рабочего времени.
  4.  Вариант, при котором производственные задания выполняются несколькими сменами работников в период определенной части суток или круглосуточно — сменный режим работы.
  5. Режим вахтовой работы.
  6. Вариант, при котором рабочее время дробится на несколько отрезков — режим дробленого рабочего дня.
Предлагаем ознакомиться:  Технико-экономическое обоснование (ТЭО) - Пример

Как составить образец графика работы: правила

Для такой односменной работы кроме основного режима рабочего времени возможно привлечение персонала и в дополнительное время — сверхурочные часы, которые при острой необходимости производства по решению работодателя отрабатываются работниками.

Ненормированный режим работы в основном применяется к управленческому персоналу и предусматривает выполнение как своих непосредственных обязанностей, так и обязанностей, делегированных им руководством в плане контрольно-ревизионных поручений.

Режим гибкого рабочего времени предусматривает организацию трудовой деятельности с учетом интересов и запросов работника. Правда, это не означает что нормативное количество рабочего времени при этом не будет выполнено. Работник хоть и имеет право при этом графике самостоятельно изменять начало и конец работы, но норму часов обязательно должен выполнить.

Сменная работа включает в себя организацию производственного процесса таким образом, чтобы максимально эффективно задействовать все производственные мощности и трудовые ресурсы для выполнения производственных задач. Сменная работа обычно объявляется на какой-то период. Особенностью нормирования этого вида режима выступает обязательное соблюдение установленной законодательством нормы времени для 5- или 6-дневной рабочей недели.

Кроме этого, для сменного режима разрабатывается график, когда работники выполняют производственные задания, чередуясь между собой и переходя из смены в смену.

Переход на сменный график

Урегулирование вопроса переводом работника в смены закреплено в ст.103 Трудового кодекса. Согласно документу, делать это возможно при возникновении объективных обстоятельств, сложившихся на производстве:

  • если технологический режим производства не укладывается в одну смену;
  • существует необходимость увеличить нагрузку на оборудование с целью его более рационального использования.

Принцип сменного графика работы предусматривает задействование на выполнении одних и тех же производственных заданий групп персонала на протяжении нормального по продолжительности времени работы. Таким образом, составляя документ, необходимо учитывать прежде всего потребности производства в выполнении наиболее важных процессов.

Разбивка рабочего времени по сменам и составление сменного графика работы относится к компетенции администрации предприятия и не требует согласования с другими органами, это прямая обязанность работодателя. Все этапы составления, согласования и утверждения графика, должны быть сделаны заблаговременно, чтобы к моменту введения в действие документа все технологические процессы были переведены в нужный режим, а персонал получил уведомление о переходе на посменную работу.

Согласно законодательству, согласование графика, его целесообразности и привлечения дополнительного персонала для работы посменно обязательно должно пройти в представительном органе рабочих предприятия. Кроме этого, вопросы, которые могут касаться сменной модели работы, должны быть отражены в коллективном договоре.

Процесс перевода предприятия на посменную работу, кроме технологического имеет еще и управленческие аспекты, которые важно учитывать как в процессе составления документа, так и на протяжении введения его в действие. Сменный график, по сути, — это только один из документов, который разрабатывается на предприятии. Кроме него, необходимо разработать и внедрить целую систему работы, охватывающую буквально все стороны жизнедеятельности предприятия.

На завершающем этапе он подписывается ответственным за разработку должностным лицом и утверждается руководителем предприятия, сам график может быть узаконен как приложение к приказу по предприятию о смене режима работы.

После подписания соответствующего распоряжения и до введения его в действие не позднее чем за 1 месяц график должен быть доведен под подпись всем работникам предприятия.

С трудностями могут столкнуться те компании, которые решили ввести у себя сменный режим работы. Для этого придется предпринять ряд обязательных шагов:

  • издать приказ о введении сменного режима работы;
  • внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка;
  • уведомить каждого сотрудника об изменении существенных условий работы не менее чем за два месяца;
  • оформить с согласившимися сотрудниками дополнительные соглашения к трудовым договорам;
  • разобраться с несогласными (перевести их на другие вакансии или уволить);
  • составить графики сменности и ознакомить с ними работников в установленные сроки.

Подробнее про переход на сменный режим и график смены (образец) читайте здесь.

Про скользящий график можно прочитать здесь.

Образцы приказов об утверждении графика, примеры листов согласования и ознакомления – в нашем материале.

Примеры графиков сменности, а также вопросы про праздничные дни при сменной работе – здесь.

Порядок оформления

График работы, в каком бы виде он ни был составлен, является официальным документом, а значит на него распространяются все требования, связанные с порядком оформления документов.

Опытные кадровики и бухгалтера требуют, чтобы график был оформлен с обязательным выполнением их требований, особенно это касается учета ночных работ, дополнительных работ, переработки во время выходных и праздничных дней. Но это касается финального варианта документа с отображением всего персонала, задействованного на производстве, тех кто трудится посменно во время сдачи его для начисления зарплаты.

Предварительно график составляется с учетом всех возможных требований и условий производства, связанных с необходимостью задействования оборудования и персонала. Разработка подобного документа должна учитывать в первую очередь возможность выполнения плана-задания на имеющемся оборудовании персоналом без возможных производственных аварий.

В график обязательно должны быть включены все обязательные производственные процессы, в том числе и техническое обслуживание оборудования. Просто привлечение для работы в 2-3 смены персонала без полной загрузки оборудования смысла не имеет, тем более что по условиям оплаты работа в ночные смены и выходные оплачивается в большем размере.

Для предприятий, загрузка которых меняется в зависимости от поступающих заказов и не требующих предельно жесткого технологического ритма процесса производства, возможен вариант временного введения сменного режима работы. В таком случае обязательно рассчитывается, чтобы был баланс рабочего времени.

И как выход, возможно привлечение персонала на сверхурочные работы вместо введения полноценной второй смены. Законодательство при этом допускает, что работник будет занят на работе дополнительные 4 часа с соответствующими условиями оплаты.

Предлагаем ознакомиться:  Как обрезать цветонос у орхидеи

Но в то же время привлечение персонала на подобные мероприятия нельзя делать 2 дня подряд. Проводя расчет графика, включая в него сверхурочные часы, руководителю нужно ориентироваться и в годовой норме этого вида работ. Она составляет не больше 120 часов в год на одного сотрудника.

При составлении документа нужно учитывать:

  1. Факторы, влияющие на условия работы — закрепленные законодательством условия труда по профессии и спискам вредности производства.
  2. Наличие у сотрудников индивидуальных льгот, подтвержденных соответствующими документами.
  3. Гарантии, которые защищены законодательством относительно условий труда — продолжительность трудового времени во время смены, количество перерывов в работе, времени, необходимого для отдыха во время рабочей смены и для приема пищи.
  4. Время для междусменного отдыха.
  5. Порядок перехода в другие смены и смена рабочего графика.

Образец таблицы графика работы на месяц, пустая форма, заполняется с учетом режима рабочего времени согласно правилам внутреннего трудового распорядка, действующего в организации. В нем указывают начало и окончание, продолжительность трудового дня, перерывы, количество смен, чередование труда и отдыха.

Продолжительность дня регламентируется внутренними нормативными актами с учетом установленного трудовым договором режима трудового времени. Также может быть предусмотрена сокращенная продолжительность трудового дня, как, к примеру, на производствах с вредными и опасными условиями (ч. 4 ст. 94 Т РФ) или когда имеет место труд инвалидов и несовершеннолетних (ч. 1, 3 ст. 94 ТК РФ).

Приведем образец заполнения графика работы сотрудников на месяц, на примере — февраль 2019 года.

Далее перейдем к заполнению граф (всего шаблон содержит 13 граф), как покажет образец графика выполнения работ.

Графа 1, порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения по каждому работнику: Ф.И.О. сотрудника, его должность и табельный номер.

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2018 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в графике четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца отражаются буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлены на титульном листе формы № Т-12) — это коды явок-неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и др., делаются на основании документов: листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, соответствующий количеству фактически отработанных часов и минут каждым работником.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного времени по каждому сотруднику за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при автоматизированной системе учета с учетом следующих особенностей:

  • если для всех работников организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «код вида оплаты» и «корреспондирующий счет» можно ставить над гр. 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
  • если же начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то гр. 7 и 8 заполняются соответствующими данными, в гр. 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
  • дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

В них приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока граф также предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

  • сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
  • способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывается ответственными лицами, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель может составляться отдельно за первую и вторую половины месяца.

Где и сколько хранится

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»» (зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 № 18380) установлен перечень для хранения документов с указанием сроков.

Согласно п. 586 приказа, табели (графики), журналы учета рабочего дня хранятся 5 лет, при работе с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда срок хранения установлен в 75 лет.

Однако, некоторые источники полагают, что данный пункт касается табелей учета времени труда, а не расписания работ, и что к последнему документу данный пункт не относится.

Все же некоторые работодатели предпочитают хранить такие документы в течение года в отделе кадров или бухгалтерии на случай возникновения трудового спора с работником по вопросу нормирования трудового времени или начисления заработной платы.

Загрузка ...
Adblock detector