Как проводить инвентаризацию в магазине

В какие сроки проводится инвентаризация?

Проведение инвентаризации в магазине продуктов имеет некоторые особенности, обусловленные большим ассортиментом, разнообразием упаковок, наличием естественной убыли, регулярных возвратов поставщикам скоропортящейся продукции.

Учитывая перечисленное, полную инвентаризацию в продуктовом магазине проще сделать ночью. Даже если магазин круглосуточный, покупателей после 22.00 меньше, чем днем.

Пересчет товаров тоже имеет свои особенности:

  • перед началом проверки надо расфасовать весовые продукты, упаковываемые в магазине;
  • запечатанные производителем упаковки продуктов подлежат выборочной проверке: вскрывают коробки, взвешивают мешки, бочки, канистры;
  • для весовых товаров учитывают естественные нормы убыли: бисквиты подсыхают, обсыпка с печенья опадает, халва крошится при нарезке, с колбасы срезают заветренный кусочек и т. д.;
  • возвраты поставщикам, испорченные продукты, складывают отдельно, подсчитывают в самом конце проверки.

Инвентаризацию в продуктовом магазине лучше проводить ежемесячно или еженедельно (скользящим способом). Недостачи будут всегда: мелкое воровство (жвачки, конфеты и т.п), естественная убыль и т. д. Контролировать насколько они укладываются в неизбежные 1-2%, можно сравнивая результаты нескольких проверок. Если значения резко увеличились, в магазине начали воровать сотрудники, надо принимать меры к выявлению хищений, усилению контроля.

Инвентаризация в магазине одежды осложняется тем, что для каждого изделия есть несколько размеров, товарный учет ведут разными способами (по виду изделия, по размеру, по изготовителю и т. д.). Основное время уйдет на подготовку проверки: необходимо разложить товары на отдельные группы, в каждой группе отдельно каждый размер.

Подсчет можно вести несколькими способами:

  • Первый: футболки с коротким рукавом укладывают отдельной группой, разбирая на стопки по изготовителям, пересчитывают, отмечая количество единиц каждого размера каждого производителя.
  • Если одежда в торговом зале, на складе разложена по размерам, в каждом размере несколько моделей разных производителей, то подсчет ведут по размерно. Пересчитав каждую группу, на последнее изделие крепят ярлык с указанием количества. Пример: пересчитывают брюки 46 размера, фиксируя общее количество.
  • Третий: вывести общее количество товарных единиц, находящихся на складе, в торговом зале, сверить с поступлениями и продажами. Пример: за месяц закуплено 100 единиц товара (платья, юбки, брюки и т. д.), продано 40, в наличии 60. Это самый быстрый и простой способ проверки.

Перед инвентаризацией надо проверить гладильную, примерочные, на присутствие в них товара. Подсчеты ведут попарно, сканируя ценники, сверяя изображение на дисплее сканера с информацией на ценнике, отмечая стеллажи, вешалки, на которых подсчет закончен. Во время примерок покупатели могут оторвать, повредить ярлык, поэтому при проверке надо распечатывать поврежденные этикетки заново, маркируя одежду.

В магазине одежды нет естественной убыли, проще вести товарный учет, но сложнее навести порядок перед проверкой. На время переучета магазин надо закрывать или проводить его в нерабочее время.

По объему работы, количеству наименований, сложностям учета, инвентаризация запчастей напоминает подсчет в продуктовом магазине. Основная сложность: наличие одинаковых деталей (технических жидкостей), выпущенных разными производителями, имеющих разную маркировку, стоимость.

Перед инвентаризацией разложите товар по группам: шаровые, подшипники, фары и т.п. В каждой группе окажутся запчасти от разных производителей. Счетчики в процессе работы должны не только пересчитать количество единиц в группе, но и проверить штрих-коды, сравнивая информацию на ярлыке с фактом, отметить маркировку. Пример: наконечники рулевых тяг 10 шт, Nissan 5, Toyota 2, Ford 3.

Каждую группу считаю два раза, по окончании подсчетов делают ярлык, на котором пишут количества. Несмотря на огромный объем работы, постарайтесь уложиться в один день. Один из способов успеть все, не закрывая магазин, сделать так: 

  • С вечера снять кассу, подвести итоги в учетной программе, подготовить инвентаризационную ведомость, определить кто участвует в проверке.
  • Утром, лично открыв магазин, начать проверку со склада. Между торговым залом и складом натяните обычную ленту: у продавца меньше будет соблазн войти на склад за деталью. Автозапчасти не пирожки, запаса мелочей в торговом зале на обслуживание покупателей хватит, а выдавать детали со склада во время инвентаризации можно лично, составляя отдельный список, запретив их возвращать на склад (оставлять в зале).
  • Вечером снять кассу, пересчитать товар в торговом зале, вывести в учетной программе итоги дневной торговли (сколько, чего продано). Непроданное, но выданное со склада в день инвентаризации, вернуть на склад, добавив количества к перечисленным значениям. 
  • Свести данные проверки склада, торгового зала, итоги дневной торговли в единую таблицу.

Если такой способ кажется неприемлемым, проведите проверку в выходной или ночью. В этом случае по Трудовому Кодексу РФ придется выплатить участникам инвентаризации дневной заработок в двойном размере.

С помощью сканеров штрих-кода, если магазин ими оснащен, дело пойдет быстрее. Но технология та же: один считает вслух, второй пишет и проверяет сканером.

Предлагаем ознакомиться:  Как оформить автокредит без первоначального взноса

Владельцем магазинов с небольшим торговым залом, но обширным складом, можно воспользоваться советом для магазинов автозапчастей. Обсчитать в течение дня склад, в конце — торговый зал. 

Инвентаризация – это подсчет реального количества товаров и сверка полученных результатов с данными товарного учета. Ее проводят с целью выявления пересортицы, излишков и недостач, обнаружения ошибок в учете. Контроль фактического наличия товарно-материальных ценностей осуществляется по инвентаризационным ведомостям.

Руководитель торгового заведения должен издать приказ о проведении инвентаризации и создании специальной комиссии. В состав комиссии обязательно включают бухгалтера и материально-ответственное лицо. При необходимости в комиссию можно включить представителя другой компании (аутсорсера).

Члены комиссии проводят сплошной пересчет товаров по прилавкам, стеллажам и складам. Выборочно могут производиться взвешивания и контрольные замеры. По итогам инвентаризации владелец магазина сможет определить, есть ли факты недостачи и наличие излишков, существует ли вероятность хищения продукции и поставки товаров с дефектами. Также он сможет проанализировать, какие товары пользуются высоким спросом у покупателей, а какие «залеживаются».

Как часто проводить инвентаризацию в магазине? Как правило, полный переучет проводят ежемесячно или один раз в полгода. Это связано с тем, что сам процесс занимает длительное время, и торговое заведение вынуждено останавливать продажи в этот период. В продуктовых магазинах товары пересчитывают еженедельно. Точные сроки определяет руководство торговой точки. Количество проверок и объем их проведения следует прописать во внутренней документации.

Инвентаризация обязательно должна быть проведена в таких случаях:

  • при продаже торговой точки или передаче права собственности;
  • при возникновении чрезвычайных ситуаций, вследствие которых магазин понес убытки;
  • при обнаружении фактов хищения имущества;
  • при передаче материальной ответственности другим лицам.
  • Первый этап. Перед тем, как делать инвентаризацию в магазине, необходимо подготовиться к этому мероприятию. Сначала надо издать приказ о проведении проверки. Приказ должен содержать следующие сведения: четкие сроки, объем проверки, состав комиссии. Хорошо, если продавцы подготовят товары к переучету: переберут их и рассортируют. Это значительно облегчит и ускорит процесс.
  • Второй этап – подготовка учетной системы. На этом этапе надо закрыть период, восстановить базу, выявить и устранить некорректные операции.
  • Третий этап – подсчет товаров. Товары надо пересчитать максимально быстро и точно. В это время магазин закрывают для покупателей. Если вы не хотите терять прибыль – проведите инвентаризацию в ночное время. Использование сканера штрихкодов существенно облегчит работу. Результаты проверки вносят в акт инвентаризационной описи.
  • Четвертый этап – анализ и сопоставление данных. Получив результаты инвентаризации, руководитель магазина должен проанализировать их. Если результаты не устраивают его – он может поручить продавцам перепроверить некоторые позиции. Расхождения часто бывают связаны с невнимательностью сотрудников, пересортицей товаров или последствиями использования весов самообслуживания. Но если все было проверено несколько раз и результат остается прежним – налицо факты хищения.
  • Пятый этап – принятие мер по результатам инвентаризации. Все расхождения по товарным позициям вносятся в учетную систему. Это касается как недостачи, так и излишка товаров. Недостачи на небольшую сумму списываются на издержки хранения. Крупные суммы распределяют между материально-ответственными лицами. Выявленные излишки учитывают в бухгалтерском и налоговом учете в составе внереализационных доходов.
Предлагаем ознакомиться:  Как правильно вести учет в магазине таблица

1. Весь процесс инвентаризации за 7 шагов

В магазине проводят полную или частичную инвентаризацию. Частичная — выборочный подсчет нескольких наименований товаров. Полная — проверка всего ассортимента, находящего на складе и в торговом зале. 

Полный процесс проведения инвентаризации делится на несколько шагов:

  1. Начинают с подготовки приказа ИНВ-22, в нем определяют дату проверки, лиц, ответственных за ее проведение (членов инвентаризационной комиссии). Количество проверяющих зависит от размера магазина, обычно 1-3 человека: директор (владелец), товаровед или старший продавец, бухгалтер (если предусмотрен в штате). Кроме приказа готовят инвентаризационную ведомость ИНВ-3, заполняют ее первый лист (расписки ответственных, что все поступления оприходованы, учтены, реализованные списаны). Заводят инвентаризационный журнал ИНВ-23, в котором буду записаны даты проверок, результаты, кто их проводил. Перечисленные документы обязательны, утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.
  2. Подводят итоги в учетной программе, если учет ведется вручную, делают то же самое. Закрывают период, выводят товарные остатки по каждому наименованию, имеющиеся недостачи, пересортицу, излишки, — отмечают в инвентаризационной ведомости.
  3. Наводят порядок на складе, в торговом зале, раскладывают товар по местам. Это избавит от ошибок во время проверки: разбросанный товар могут посчитать дважды или пропустить.
  4. Перед инвентаризацией закрывают (опломбируют) шкафы, кладовые, холодильники. Ограничивают передвижения персонала по магазину, доступ в него покупателей. Оптимальный вариант — провести проверку в нерабочее время (ночная инвентаризация). Готовят товарные тележки или корзины, в которые складывают обнаруженный в процессе инвентаризации испорченный товар, некондиционный, лежащий не на своем месте. Снимают кассу, делая Z-отчет, даже если смена еще не закончена, магазин работает.
  5. Начинается проверка с инструктажа персонала, распределения обязанностей. Считать товар надо парами (один считает, второй записывает количество, проверяет сканером штрих-код). Двигаются при пересчете змейкой, слева направо, сверху вниз. Каждый шкаф, витрину, стеллаж, считают 2 раза. Пока первый раз не закончили подсчет, начинать второй нельзя. Каждое наименование считается отдельно, на него ставят отметку (прикрепляют на последнюю упаковку ярлык с указанием количества). Если при 2 подсчетах значения сошлись, число на ярлыке обводят кружком, если нет — через дробь пишут второе значение. Пример: количество упаковок сока «ААА» при первом подсчете 15, при втором 16. Последнюю упаковку поворачивают штрих-кодом к считающим, крепят ярлык (стикер), пишут 15/16. 
  6. Пересчитывают отдельно товары, собранные в инвентарную корзину, добавляют данные в ведомость.
  7. Подводят итоги, собирают подписи участников проверки в ИНВ-3.

В какие сроки проводится инвентаризация?

Инвентаризация готовой продукции на складе должна проводиться не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, однако, не ранее 1 октября отчетного года. Не нужно забывать, что такая инвентаризация является не только проверкой, но и уточняет финансовое состояние организации и поможет своевременно сформулировать решения по его улучшению (уценка неходовой продукции и т.д.).

Периодичность инвентаризации товаров на складах и базах промышленных товаров — не реже одного раза в год.

Магазины должны проводить инвентаризацию не менее двух раз в год; книжные магазины — не менее одного раза в год. Более частая инвентаризация товаров в магазинах розничной торговли обусловлена их движением.

Сроки проведения инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия и фиксируются в приказе об инвентаризации. В ряде случаев руководитель может объявить проведение внеплановой инвентаризации. Так, при смене материально ответственных лиц необходимо провести инвентаризацию, и в этом случае инвентаризация проводится в день приемки-передачи дел между материально-ответственными лицами.

Предлагаем ознакомиться:  Как доехать до раменского из москвы

Инвентаризационная комиссия

Непосредственное проведение инвентаризации, рассмотрение ее результатов и оформление документов являются основными задачами инвентаризационной комиссии.

Виды инвентаризационных комиссий:

  • Постоянно действующая комиссия проводит плановые и выборочные инвентаризации, а также контрольные проверки в межинвентаризационный период. Что касается выборочных инвентаризаций, их проводят на предприятиях, имеющих большую номенклатуру ценностей.
  • Рабочая комиссия проводит плановые проверки ТМЦ и денежных средств предприятия и участвует в определении результатов проверки. Подобные комиссии необходимы при большом объеме работ или при территориальной разобщенности имущества в целях одновременного проведения проверки. Рабочие комиссии утверждаются на весь отчетный год для проведения разовых инвентаризаций.
  • Разовые комиссии утверждаются руководителем для проведения выборочных инвентаризаций.

Состав комиссии утверждается руководителем организации и фиксируется в приказе об инвентаризации. 

В состав инвентаризационной комиссии входят представители администрации организации, работники бухгалтерской службы и другие специалисты. Кроме того, в состав комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации или представителей независимых аудиторских организаций.

 Необходимо помнить, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее недействительной.

При формировании состава инвентаризационной комиссии руководитель должен помнить, что запрещается назначать в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии для проведения инвентаризации у одних и тех же материально ответственных лиц одного и того же работника два раза подряд.

Материально ответственные лица, в подотчете которых находятся ценности, подлежащие инвентаризации, не могут быть членами комиссии. 

Еще до начала проведения инвентаризации комиссия должна выяснить, охраняется ли территория предприятия, проверить оснащенность мест хранения ТМЦ соответствующими измерительными приборами, уточнить порядок вывоза ТМЦ с предприятия и порядок выдачи доверенностей на получение товара, а также проверить наличие и правильность оформления договоров о материальной ответственности, расписок о передаче в бухгалтерию всех расходных и приходных документов, об оприходовании всех поступивших ТМЦ и о списании выбывших ценностей в расход.

Материально ответственное лицо

Материальная ответственность — одна из обязанностей, возлагаемая на конкретного работника или работников организации.

Категории работников, с которыми работодатель может заключить договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ (ч. 2 ст. 244 ТК РФ).

Поскольку материально-ответственные лица должны обеспечить сохранность имущества работодателя, им необходимо четко выполнять требования, предъявляемые к ведению складского хозяйства и организации хранения товаров. 

Инвентаризация — назначение материально ответственного лица

Учет излишков и недостачи при инвентаризации

Недостачи:

  • постоянные недостачи наиболее ликвидных позиций, имеющих небольшие габариты, высокую цену — воровство (на складе или в торговом зале, посетителями или персоналом — другой вопрос).
  • системная нехватка комплектующих, составляющих готовое изделие (не хватает 16 ножек, 4 столешниц каждую проверку), говорит о воровстве персоналом.

Излишки:

  • повторяющиеся излишки «ликвидов»
  • <del cite="mailto:» datetime=»2018-01-11T15:26″>- мошенничество сотрудников;

  • излишки комплектующих, составляющих целое изделие,
  • <del cite="mailto:» datetime=»2018-01-11T15:26″>- масштабные махинации с участием руководителей подразделений.

Если выявленные недостачи, излишки, носят разовый характер — ищите ошибки учета.

Читайте статьи о складском учете:

  1. Как правильно провести инвентаризацию в магазине днем
  2. Как эффективнее вести складской документооборот
  3. Как внедрить систему KPI для склада за 5 шагов
  4. Как эффективно управлять товарными запасами в магазине
  5. Пошаговая инструкция учета результатов инвентаризации

Данные результатов инвентаризаций, проведенных в отчетном году, сводятся и обобщаются в единой ведомости учета результатов — ИНВ-26. На заседании комиссия устанавливает размер материальной ответственности, составляет опись, выявляет причины излишков и недостач. Комиссия должна составить протокол с решением и результатами проведенной инвентаризации и заключительный акт инвентаризации №173-н.

Отражение результатов инвентаризации в учете

Выявление расхождений между фактическим и учетным наличием товара является основной задачей инвентаризации предприятия. При выявлении несоответствий оформляются ведомости расхождений по результатам инвентаризации. Выявленные излишки не представляют особых трудностей, а в случае обнаружения недостач существует ряд нюансов.

Излишки и недостачи, выявленные при инвентаризации

Загрузка ...
Adblock detector