Как провести эффективную конференцию

Почему стоит задуматься о проведении выставки IT-компаний

Ни одна конференция не может пройти без организатора или, другими словами, менеджера по организации конференций. Специалист на этой должности несет ответственность за планирование, проведение и дальнейшее сопровождение мероприятия. Присутствие организатора на месте проведения конференции обязательно. В его функции входит решение всех возникающих вопросов и контроль за ходом мероприятия.

К менеджеру по организации конференций предъявляются следующие требования: коммуникабельность, умение быстро принимать решения, способность к работе в режиме многозадачности.

На этапе планирования и подготовки важно учесть порядок организации конференций. Рассмотрим подробнее основные моменты.

1. Идея конференции

Для качественной организации конференции необходимо понимать главную идею мероприятия. Она свяжет все выступления и доклады, и каждому участнику будет понятно, чему именно посвящена конференция. Если мероприятие будет открытым, то при грамотно подобранном названии не возникнет проблем с привлечением целевой аудитории.

2. Разработка плана мероприятия

После выбора темы необходимо разработать план мероприятия. Если вы собираетесь провести многодневную конференцию, то ее проект будет иметь особенно важное значение. Следует распланировать по времени все элементы программы, включая культурные мероприятия, перерывы на обед и на отдых.

Нужно продумать определенную последовательность выступлений, презентаций и докладов так, чтобы переход от одной речи к другой был логически обоснован. Необходимо установить регламент мероприятия, согласно которому выступления будут ограничиваться определенным лимитом. В конце каждого доклада необходимо выделить время для вопросов и ответов на них.

3. Определение состава участников конференции

Участники подбираются в соответствии с основной темой и идеей конференции. Организатор составляет список членов и гостей мероприятия, рассылает им приглашения. Каждый, кто выступает на конференции, является специалистом в какой-либо области. В качестве гостей могут присутствовать все желающие, а иногда организаторы приглашают особенно важных специалистов или известных персон.

4. Поиск бюджета мероприятия

Процесс поиска средств для финансирования конференции может стать серьезным вызовом для маркетолога. В особенности это касается конференций «представительского класса». При их организации целесообразно будет вспомнить о спонсорах.

Информационные спонсоры смогут обеспечить вам около 0,5 % зарегистрированных участников. Но главная их поддержка будет заключаться в том, что на приглашениях изобразят узнаваемые логотипы, свидетельствующие о высоком уровне вашего мероприятия. Другим положительным моментом станут статьи о результатах конференции, которые будут опубликованы вашими информационными спонсорами по завершении мероприятия.

Что касается финансовых спонсоров, то лучшим вариантом станут компании, у которых та же целевая аудитория, что и у вас, но при этом нет пересечения по продукции. К примеру, если вы распространяете чьи-то товары, привлеките вендорские финансы. Чем сильнее будет ваше мероприятие, тем активнее спонсоры станут сами предлагать вам свои услуги и сотрудничество.

Научитесь отказывать спонсорам. Их доклады с целью рекламы продукции не должны занимать более 10 % времени и обязаны соответствовать теме мероприятия.

5. Выбор места и времени проведения

В процессе организации конференции пункт и время ее проведения определяются заранее. Выбирая место, важно учесть некоторые моменты. Например, если конференция проводится в офисе компании, нужно подобрать для этих целей специальный зал или другое подходящее помещение. Если же нет ничего достойного, можно арендовать конференц-зал.

Если же вы проводите многодневную конференцию на выезде, то следует предусмотреть вопрос размещения гостей и участников. В идеале недалеко от места проведения мероприятия должен находиться отель для размещения гостей.

6. Подготовка и оформление помещения

Очень важно предусмотреть техническое оснащение конференции. Если микрофоны, проекторы, компьютеры, ноутбуки и другое необходимое оборудование будут предоставлены в достаточном количестве, то мероприятие пройдет на высоком уровне и максимально информативно.

Места для аудитории следует расположить таким образом, чтобы все могли хорошо видеть и слышать происходящее. Перед началом мероприятия нужно проветрить помещение, разложить на столах ручки, бумагу, программки, буклеты, рекламный материал, наглядные пособия, справочную литературу и т. д.

7. Организация встречи и досуга участников

Все участники конференции должны пройти процедуру регистрации. В случае поименного распределения мест каждому выделяется кресло. Тем, кто приехал издалека, предоставляют трансфер до места проведения мероприятия.

Если конференция длится долго, то участникам необходимо предоставить обед или ужин. В случае многодневных мероприятий нужно заранее продумать возможности полноценного питания и культурного досуга гостей.

8. После проведенного мероприятия

Окончание конференции еще не означает завершение работы организаторов. Очень важно обеспечить информационную поддержку. Публикация статей о конференции в СМИ сохранит положительный имидж компании и может стать дополнительным рекламным средством. Можно обратиться к участникам с просьбой о том, чтобы они оставили свои отзывы о конференции, поделились впечатлениями о пользе мероприятия.

Как работать со спикерами и распределять контент

С чего начать?

Для начала стоит определиться со своей целевой аудиторией, изучить её интересы. После этого нужно отобрать доклады, которые будут зачитываться. Их нужно будет структурировать, распределить на секции, тематика каждой из которых разделится на несколько составных частей. Они будут освещать разные аспекты одной темы и вместе помогут представить целостную картину.

Нужно приглашать докладчиков. Есть несколько правил, которые помогут понять, стоит ли приглашать человека на своё мероприятие:

  • Приглашенные спикеры должны иметь опыт публичных выступлений: в своей компании, на других конференция или на YoutTube, не важно.
  • Доклады конференции должны быть интересны местному IT-сообществу. Каждый год перед конференцией мы опрашиваем наших разработчиков, кого бы им было интересно услышать в этот раз, какие темы кажутся важными, в каких вопросах нужно авторитетное мнение.
  • Профессионализм спикера должен быть подтвержден мнением со стороны.

Если вы всё делаете правильно, у вас получится список из более 200 потенциальных докладчиков. Сопоставьте темы, в которых спикер отлично разбирается, с темами, которые стоит озвучить публично и, если это полезно и интересно аудитории, предложите ему выступить в одно из секций. Как? Берёте и … руками высылаете всем приглашения к участию. Да, никакой магии здесь нет. В ход идут социальные сети, переписка в почте и общие знакомые.

Когда на первую конференцию вы привлекаете буквально одного-двух столичных спикеров — это нормально. Приглашайте известных гостей через авторитетных знакомых. Это хороший инструмент, который отлично работал на «Стачку» первые три года. Позже, когда бренд вашего мероприятия сформируется, вы получите множество писем от заинтересованных спикеров со всей России. Организуйте для этой работы программный комитет, который будет рассматривать сотни тезисов, отбирая то лучшее, что войдёт в программу.

Как собрать подходящую аудиторию на конференцию

Ольга Любина,

директор департамента продаж и маркетинга, AXELOT

Чтобы собрать именно вашу целевую аудиторию, не совершайте распространенных ошибок.

  1. Приглашайте правильных клиентов

Предположим, что люди откликнулись на ваше приглашение, и конференция прошла очень увлекательно. Несмотря на это, продаж после мероприятия нет. Это говорит о том, что приглашенные люди не принимали решения о приобретении продукта.

Сфера нашей работы — IT-проекты. Всех людей, с которыми мы сталкиваемся в целевой для нас компании, можно условно поделить на три типа: функциональные заказчики, начальники IT-службы и «спонсоры» (те, кто за все платят, — гендиректор компании или владелец бизнеса). Для нас главной целью является привлечение именно функциональных заказчиков: им очень важны конкретные результаты, и они могут продвигать идеи нашего проекта внутри своей компании.

  1. Начинайте с малого

При организации бизнес-конференции не ставьте перед собой цель пригласить как можно больше людей. Вновь обратимся к примеру: наша компания работает в узкоспециализированном сегменте рынка. Конференция, организованная нами в городе с миллионным населением, позволит охватить не более чем 2000 контрагентов.

На мероприятие придет максимум 100 человек из этого списка. Получается, что конверсия потенциальных участников в реальных на нашем рынке невысока, около 5 %. При «горячей» базе конверсия будет значительно выше. Если вы пригласите представителей компаний, с которыми уже налажен контакт, то конверсия может достигнуть 50 %.

Попробуйте протестировать схему на похожих по теме и целям, но менее затратных мероприятиях и организуйте семинар для 20 человек. Это поможет почувствовать аудиторию, определить степень заинтересованности участников, посмотреть, какими могут быть причины отказа от сотрудничества. В процессе организации и проведения пробных конференций можно отследить ошибки самого разного характера, а затем исправить их без особых потерь и затрат.

  1. У вас должен быть аншлаг

Не бойтесь большого количества гостей: пусть лучше в зале не хватит мест, чем он окажется наполовину пустым. Нужно иметь в виду, что даже те, кто оплатил свое участие, могут не прийти. По этой причине мы перестраховываемся и готовим посадочных мест меньше числа участников. Например, если в списке зарегистрировавшихся 100 человек, то, судя по нашему опыту, на конференцию придет 85 человек. При этом мы подготовим 70 мест и, лишь когда они все будут заняты, организуем дополнительные места для слушателей.

  1. Зовите только тех, кто действительно заинтересован в вашей компании и продукте

Например, конференция будет называться «Управление современным складом», а в программе к ней мы укажем, что основной акцент будет сделан на автоматизации работы склада. Сузить тему нужно для того, чтобы отсечь нецелевых клиентов и сконцентрироваться на активной работе с целевыми.

  1. Проведение маркетинговых мероприятий включает множество форм коммуникации — используйте их все

Некоторые организаторы уверены, что главная цель конференции — выступления докладчиков и их презентации. Но это не так. Главное преимущество таких мероприятий заключается в возможности живого общения. Очень важно, чтобы организаторы осознавали это, а сотрудники, обслуживающие гостей, безукоризненно исполняли свои обязанности. Для этого накануне мероприятия нужно распределить и обговорить все задачи и назначить ответственных лиц.

В фойе надо разместить демостенды для привлечения клиентов. У них должны работать демонстраторы, которые покажут посетителям способы применения предлагаемых решений. При этом важно, чтобы клиент не задерживался у стенда слишком долго. Если у него возникают более содержательные и серьезные вопросы, к общению должен подключиться менеджер.

Как привлечь слушателей

Ни одна конференция не состоится, если на неё не придут люди, верно? Есть несколько способов привлечь слушателей.

Предлагаем ознакомиться:  Как провести пасху с любимыми человеком

Секции дробятся не зря. В дальнейшем это поможет вам в подборе СМИ для каждой конкретной тематики. Свяжитесь с ними, обсудите условия партнерства и материал. В процессе PR-кампании придется проработать минимум 30 изданий в каждой секции и установить партнерские взаимоотношения с сотней тематических сообществ в соцсетях.

В сообществах мероприятия можно оперативно делиться с аудиторией самой важной информацией. Рассказывайте о программе мероприятия, о ключевых докладах и хедлайнерах, проводите конкурсы, анонсируйте повышение цен на билеты и делитесь информацией о партнерах.

Рассылка писем

Если вы задумываетесь об использовании рассылки, делайте это грамотно. Исключите из неё рекламу, и тогда открываемость писем вырастет до 30%. В рассылке «Стачки» при базе 12000 количество отписавшихся после каждого письма составляет 60-70 человек. Отправьте 3-4 информационных письма: анонс конференции, рассылка с программой и напоминание о дате за несколько дней до проведения.

С какими проблемами может быть связан процесс организации конференции

Андрей Медведев,

генеральный директор, «Промышленные силовые машины»

В первую очередь нужно подумать о грамотном распределении ответственности. Мы разбили все задачи, связанные с организацией конференции, на три условных сектора. Первый — все подготовительные моменты. Ответственным лицом назначили главу отдела корпоративного управления и АХО. Второй сектор — работа по подготовке площади на производстве.

На предварительном этапе проводилась подготовительная работа на производстве, организовывались площадки для деловой части конференции и банкета, рассылались приглашения партнерам и решались вопросы их размещения, питания и досуга. Но это еще не вся работа по организации конференции, которая проводится на предварительном этапе. Как минимум на два ключевых момента стоит обратить особое внимание.

  1. Приглашение участников

Из списка своих поставщиков мы выбрали несколько компаний-производителей комплектующих частей для нашей продукции и пригласили их на конференцию. В качестве участников мы прежде всего хотели бы видеть наших иностранных партнеров, и именно с этим этапом возникли трудности. Многие сотрудники зарубежных компаний уходят в отпуск в августе и сентябре.

Приглашения на конференцию мы разослали заранее — за полтора месяца до даты ее проведения. Компании-участники могли сами решить, сколько представителей отправить на мероприятие, так как мы не стали ограничивать число участников в делегации. На первый взгляд, это удобно. Однако мы столкнулись с тем, что иностранные компании предоставили данные по количеству участников, а российские фирмы не сделали того же вовремя. Это был наш первый промах: мы до последнего момента не знали точное количество участников.

В итоге возникли большие организационные проблемы. Мы понятия не имели, сколько понадобится сувениров, бейджей и наушников для перевода. При более профессиональной организации конференции подобных проблем можно было бы избежать.

Практически за несколько часов до начала мероприятия мы занимались распределением мест для гостей, планировали расходы на банкет. Мы заранее договорились с гостиницей о предоставлении скидки при размещении наших гостей, но они оплачивали свое проживание сами, так что финансовых потерь не возникло.

Для того чтобы ваше мероприятие получило обширное освещение в СМИ, советуем пригласить на конференцию репортеров и представителей местной власти. В нашем случае за приглашения журналистов отвечал отдел рекламы и развития, а контактами с представителями администрации занимался начальник службы экономической безопасности.

Практика показала, что более удобна электронная регистрация гостей. Ее можно организовать на сайте компании, где также следует разместить программу конференции и карту проезда. Все это поможет сэкономить и время, и финансы, которые были бы потрачены на прием телефонных звонков и отправку информационных материалов по почте.

  1. Подготовка сотрудников

Формат нашей конференции предполагал презентацию компании, поэтому все выступающие были нашими сотрудниками. Из восьми докладчиков только трое имели опыт предыдущих выступлений перед публикой. Соответственно, каждому спикеру пришлось долго и тщательно готовить свою речь. Они начали работать над этим примерно за месяц до мероприятия. Если вы заранее проведете тщательную подготовку всех выступлений для конференции, это станет неоспоримым преимуществом вашего мероприятия.

Проблема 1. Ничего нового

Нередко бывает так, что на конференциях, проходящих внутри одной отрасли, собираются одни и те же выступающие с одними и теми же докладами. Слушатели, которые оплатили возможность присутствовать на конференции, конечно же, приходят за новой информацией. Очень важно подумать о том, какие отзывы они могут оставить по окончании конференции, на которой не узнали ничего нового.

Даже выступления популярных и известных спикеров должны отличаться свежестью и уникальностью. Задача организатора — требовать от участников эксклюзив. Занимаясь организацией конференции, следует постоянно контролировать процесс подготовки выступлений. Нужно запрашивать и проверять тезисы, конспекты, планы, презентации выступающих, для того чтобы пришедшие на конференцию люди не остались разочарованными.

Спикеры могут также применять свои хитрые способы. Они могут заявлять о трех разных докладах для трех разных мероприятий, но по факту уникальность их выступлений и презентаций не будет превышать и 15 %. Важно отслеживать такие моменты и пресекать попытки спикеров перехитрить вас.

Проблема 2. Игры с ценообразованием

Не стоит прибегать к следующим уловкам для повышения среднего чека мероприятия:

  • Помимо стандартных входных билетов, предлагать сомнительные VIP-приглашения со специальными закрытыми ужинами и другими пунктами программы «не для всех».
  • Устанавливать разную стоимость билетов в зависимости от того, насколько близко или далеко от сцены будут расположены места.
  • Увеличивать стоимость мероприятия из-за участия популярных спикеров.
  • Повышать рейтинг конференции за счет выбора дорогой и престижной площадки, увеличивая из-за этого стоимость билетов.

Не забывайте о докладчиках и спонсорах, ведь они тоже формируют мнение о вас:

  • Не требуйте со спикеров по 5000 евро за выступление.
  • Стендисты не должны платить по 100 000 рублей за стенд.
  • Спонсорство ленточки, бейджа, ручки не может стоит 50 000 рублей.

Старайтесь адекватно оценивать условия рынка и устанавливайте цены на свое мероприятие в разумных пределах. Подходите к организации конференции, учитывая возможности вашей аудитории и их финансовый уровень. К примеру, если вы нацелены на представителей малого бизнеса, то выбор места проведения вашего мероприятия должен соответствовать их возможностям.

Проблема 3. Экономия на всем

Не следует экономить на том, что связано с обслуживанием участников конференции. Ваше стремление выгадать не должно снижать уровень мероприятия.

В первую очередь следует позаботиться о предоставлении участникам конференции качественного питания. Даже если ваше мероприятие проходит днем, люди проголодаются. Бутерброды с майонезом вас не спасут. Отличным вариантом может стать организация бесплатных стоек, где будут разливать горячие кофе и чай, а также предлагать легкие закуски.

Место для проведения мероприятия следует подобрать заранее. Сразу исключите варианты тесных, плохо проветриваемых, некомфортных помещений, а также обратите особое внимание на акустику зала, в котором будут выступать докладчики. Если ваше мероприятие носит образовательный характер, важными моментами станут грамотное освещение, отлично работающая техника, подключение к быстрому и качественному Интернету, услуги модератора для организованного проведения мероприятия.

Не забудьте о подготовке досуга и культурной программы. Прекрасно, если в месте проведения конференции есть зоны для отдыха и достаточно мест и возможностей для кулуарного общения. Для расслабления и развлечения аудитории хорошо включить в программу конкурсы, лотереи и розыгрыши подарков.

Проблема 4. Человеческий фактор

Постарайтесь реально оценить поведение участников и спикеров. Не исключено, что среди вашей аудитории будут не только высокообразованные, интеллигентные и воспитанные люди, бизнесмены, специалисты. Бывает и такое, что участники воруют чайные пакетики и уносят с собой освежители воздуха. Стоит заранее подготовиться к тому, что подобные казусы возможны, и не сильно расстраиваться по этому поводу.

Странно и непредсказуемо вести себя могут не только участники конференции, но и спикеры. Стоит быть во всеоружии и подготовиться к любым новостям от них, в том числе и к отказам от выступлений перед самым началом конференции. Вам всегда следует иметь запасной план, в случае если ситуация пойдет не так, как было задумано. Решите заранее, кем бы вы могли заменить тех или иных участников в случае их внезапного отказа от выступления.

Проблема 5. Расслабиться раньше времени

Будьте внимательны и осознанны не только до и во время, но и после мероприятия. Даже если формально все этапы прошли гладко, не было серьезных промахов и никто вас не подвел, это еще не означает, что отклики участников будут положительными. Вам следует обязательно ознакомиться с отзывами, которые люди оставят в интернете, и с их рекомендациями по улучшению организации будущих мероприятий.

Фирменный стиль мероприятия

Конференция держится на спонсорах, так как самостоятельно оплатить все расходы организаторам сложно. Конечно, если у вас нет инвесторов. Обычно хватает 2–3 сильных продажников, которые работают за процент, чтобы продать достаточное количество спонсорских пакетов. Предлагайте потенциальным спонсорам как комплексные возможности презентации на мероприятии, так и отдельные активности.

Не забудьте, что после каждого мероприятия человек может унести с собой не только приятные воспоминания. При большом бюджете вы можете раздавать сувенирную продукцию бесплатно, но если денег не так много, то организуйте точки продажи прямо на конференции или заранее на сайте события (мы делаем именно так).

Наполнить промо-пакеты участников многотысячной конференции своими силами довольно сложно, поэтому призовите на помощь гвардию волонтеров. Они сформируют каждый комплект и раскладывают их перед мероприятием. Обычно в него входит карта залов и программа, блокнот, ручка, спонсорские материалы и информация о том, где покушать и вызвать такси для иногородних участников.

Баннеры

Баннеры на конференции выполняют не только рекламную и презентационную функции. Они являются фоном для большинства фотографий участников, поэтому их оформление важно для продвижения конференции. Баннеры снаружи (на здании) и внутри помещения должны стилистически перекликаться со стойкой регистрации, навигационными плакатами, указателями и табличками.

Приём спикеров

Если вы привлекаете известных людей, будьте готовы обращаться с ними соответственно. Сформируйте минимальный райдер, который вы предлагаете. Он может включать расселение, проезд, трансфер, индивидуальную раздатку (футболка нужного размера, памятка о времени его выступлений, телефоны организаторов и кураторов) и информацию о питании. Спикер должен быть сыт, поэтому заранее договоритесь с кафе и ресторанами около места проведения мероприятия и закажите ланчи.

В первую очередь вы должны хорошо подумать над тематикой мероприятия, и определите, какой круг вопросов вы хотите рассмотреть. Будет это узкопрофессиональная встреча или вы хотите охватить широкую область проблем с привлечением опытных специалистов из смежных отраслей, или это будет собрание специалистов, которые занимаются поиском новых научных направлений, а также решению конкретных вопросов в определенных областях науки.

Предлагаем ознакомиться:  Овсянка на завтрак для похудения

— Конгресс. Это слово происходит от латинского congressus, что в переводе обозначает совещание, съезд или собрание, в большинстве случаев международного характера.
— Семинар. В переводе с латыни звучит как рассадник, или в переносном смысле — школа. Обычно это групповые занятия, во время которых занимаются повышением квалификации или специальной подготовкой.

— Конференция. Происходит также от латинского слова conferentia. Представляет собою организационную форму научной деятельности, во время которой ученые собираются для глубокого обсуждения вопросов, которые посвящены кокой-то четко определенной тематике. По статусу конференция будет занимать промежуточное положение между конгрессом и семинаром.
— Совещание. Это мероприятие посвящено широкому обсуждению и решению конкретных вопросов и принятию действенных мер по их выполнению.

В первую очередь вам необходимо подумать над тем, какие организации и фонды, в том числе и международные, могут оказать вам помощь в организации будущих мероприятий. Проведите анализ условий, которые они поставят перед вами. Это будут условия о месте и форме проведения, а также информация об участниках и публикациях материалов конференции.

Соберите информацию о том, кого из традиционных заказчиков или партнеров вашей организации можно привлечь к непосредственной организации и участию в данном мероприятии. Обязательно воспользуйтесь услугами Интернета, где вы сможете отыскать возможных спонсоров, а также заинтересованные организации, и не помешает также просмотреть сайты других конференций.

Следует обратить внимание на тот факт, что почти все спонсорские организации оказывают свою помощь только на конкурсной основе. В этом случае вам надо будет довольно обосновано представить свою идею проведения вашего мероприятия, при этом обязательно обратите внимание спонсора на его значимость для него, вашу состоятельность в организационных вопросах и необходимость проведения мероприятия именно в данное время.

Также необходимо определить, какие организации, кроме традиционных партнеров, вы сможете пригласить в роли соучредителя данного мероприятия. При этом необходимо учесть тот факт, чтобы планируемое мероприятие было включено в годовой план заинтересованных организаций. В таких случаях большинству организаций необходимо обоснование мероприятия и финансовый план.

Независимо от того, какую форму мероприятия вы выбрали (конгресс, семинар, конференция), необходимо пригласить несколько авторитетных ученых хорошо известных в данной области, информация которых будет определяющей для вашего мероприятия. Следует также обратить свое внимание на тот факт, что довольно часто встречаются ученые с мировым именем, которые зачастую являются плохими докладчиками.

И в связи с этим их доклады будут больше всего интересными для узко- профилированных конференций и семинаров, чем для пленарных выступлений. Также немаловажным будет тот факт, кто из ученых согласится принять участие в вашем мероприятии, и что это будет вам стоить. Необходимо также учесть то обстоятельство будут ли в вашей отрасли проводиться другие крупные мероприятия, которые будут близкими вашей тематике, и не получится так, что большинство приглашенных вами ученых предпочтут принять участие в них.

Вам следует также задаться вопросом, сможете ли вы сразу организовать конгресс или большую конференцию, или на первый случай, лучше всего заняться организацией небольшого семинара или конференции. Практика показывает, что конференции планируются за 1-3 года до начала проведения. Такие вопросы, как оказание поддержки и участие в мероприятиях видных ученых лучше всего решать на других конференциях или переговорах, а также при заключениях договоров на проведение совместных работ.

Итак, давайте остановимся на таком мероприятии как конференция. Конференции в большинстве случаев проводятся через определенные промежутки времени, или посвящаются какому-нибудь юбилейному событию, что дает возможность специалистам быть в курсе современных событий, расширять контакты с исследователями, и в результате этого получать необходимую информацию.

Теперь приступаем к одному из основных моментов. Хорошо продумав абсолютно все предыдущие вопросы, в первую очередь оцените количество участников, которые примут участие в конференции. Рассмотрите планируемые финансовые взносы и расходы в проведение конференции, и рослее этого рассчитайте планируемый организационный взнос.

Задайтесь вопросом, не будет ли он слишком большим для участников вашей конференции. Обязательно посоветуйтесь с бухгалтерией вашей организации, и как можно разместить предполагаемые финансовые затраты на различные статьи расходов. В вашем финансовом отчете создайте резервный фонд, при помощи которого вы сможете провести дополнительные мероприятия для участников конференции.

Важно обратить свое внимание на то, что даже при планировании конференции, вам не обойтись без помощи своих коллег. Поэтому для проведения такого мероприятия вам необходимо будет создать организационный комитет, который в дальнейшем будет поддерживать вас в проведении конференции. Здесь вам надо будет проявить все свое умение и смекалку.

Надо чтобы ваши коллеги были не только исполнителями, но и проявляли инициативу, тогда вам будет довольно легко осуществить планируемую акцию. Прислушивайтесь к новым идеям, обсуждайте каждый интересный вопрос, спорьте. Ведь недаром говорят, что истина рождается в споре, а при совместной работе будут создаваться будущие деловые отношения.

Почему стоит задуматься о проведении выставки IT-компаний

1. Идея конференции

1. Гостиницы

Сегодня в каждом крупном отеле есть свой конференц-зал, оснащенный всем необходимым оборудованием для качественного проведения делового мероприятия.

Гостиницы активно участвуют в рынке коммерческой недвижимости, которая предназначается под сдачу в аренду для деловых мероприятий. У отелей большой звездности много возможностей сдать помещения в аренду и предоставить другие бизнес-услуги. Например, московские гостиницы могут предложить конференц-залы, аудитории и комнаты для переговоров для одновременного участия до 30 тысяч человек.

Гостиницы, являющиеся площадками для организации конференций и других общественных мероприятий, — это востребованный и перспективный сегмент рынка. Благодаря организации конференций и деловых мероприятий гостиницы могут сделать себе хорошую рекламу, засветить свое имя в СМИ. Это позволит им привлечь дополнительных клиентов и послужит источником увеличения прибыли от гостиничного бизнеса.

Организаторы мероприятий, в том числе и различные агентства по предоставлению подобных услуг, также обращаются в отели, чтобы заказать их подготовку. Некоторые гостиницы самостоятельно рекламируют свои услуги на рынке и предлагают сотрудничество.

Отели категории 3-4-5* наиболее оптимально подходят для организации конференций и других деловых мероприятий прежде всего потому, что они обеспечивают отличное качество в сочетании с ценой и ассортиментом возможностей. В этой категории есть гостиницы, которые намеренно занимаются предложением бизнес-аренды помещений для деловых мероприятий и продажей сопутствующих услуг. Это, как правило, отели 4-5*. К особой их категории следует отнести мировые гостиничные бренды с западным или прозападным менеджментом.

Безусловно, проведение масштабных деловых мероприятий в гостиницах имеет ряд неоспоримых преимуществ перед бизнес-центрами, административными центрами и другими местами. Особенно в случае крупных мероприятий с большим количеством региональных участников удобно проведение конференций на территории гостиниц, то есть в непосредственной близости к месту размещения региональных представителей.

Другое преимущество отеля в качестве площадки для организации конференции заключается в низкой арендной ставке. При размещении большого количества участников конференции в одной гостинице и аренде помещения под проведение конференции или семинара можно договориться о хорошей скидке, что поможет вам значительно сократить расходы на мероприятие.

Столичные гостиницы категории 3* и большинство отелей категории 4* предлагают в аренду многофункциональные помещения, увеличивая тем самым свой доход. В основном гостиница получает прибыль от заказа и обслуживания клиентов при помощи гостиничного персонала, работников ресторанов и кафе. Управляющие отелей предпочитают сдавать большие помещения под праздничные мероприятия и торжества, для организации корпоративных банкетов и фуршетов.

Как правило, такие встречи проводятся вечером. Для того чтобы использовать многофункциональные залы по максимуму, предлагается их сдача в аренду в дневное время для проведения бизнес-встреч, конференций, семинаров и других деловых мероприятий. Часто устанавливаются временные рамки, в которые должны уложиться их организаторы.

У каждой гостиницы есть свои особенности в стиле обслуживания, но основные принципы и формы организации конференций и семинаров едины: они предполагают не только материальное оснащение мероприятия необходимым оборудованием и техникой, но и предоставление специально обученных сотрудников. Внимательный персонал, профессионально выполняющий свои обязанности, является одной из важных составляющих успеха организации и проведения конференций и мероприятий.

Санатории и подобные им учреждения предлагают свои услуги и помещения для организации конференций и семинаров на выезде. В перерывах между работой и мероприятиями участники могут отдыхать и развлекаться, укрепляя корпоративный дух компании. Здесь можно организовывать как мероприятия одного дня, так и многодневные.

В наши дни популярными становятся нестандартные формы организации конференций и проведения деловых мероприятий с элементами тимбилдинга, бизнес-тренинга, с завершающим встречу банкетом или праздничным ужином. Нередко организаторы для развлечения гостей включают в программу концерты. Конкуренцию гостиницам в этом случае представляют большие развлекательные центры, в которых есть возможности для осуществления питания на высоком уровне и необходимые помещения для организации конференций и других деловых мероприятий.

Данные организации располагают помещениями, оснащенными специальным профессиональным оборудованием. Заказчиками их выступают различные агентства. Недостаток в том, что участники размещаются отдельно от места проведения мероприятия.

Многофункциональные и хорошо оборудованные залы бизнес-центров отлично подойдут для проведения тренингов и семинаров. Здесь легко подобрать помещение нужного формата, оснащенное необходимым оборудованием и мебелью.

Большие конгресс-холлы и выставочные площадки очень хорошо подходят для организации крупных конференций и масштабных деловых мероприятий — конгрессов, симпозиумов, выставок. В таких местах можно на нескольких площадках одновременно проводить совещания различного характера. Кроме того, в конгресс-холлах и выставочных комплексах есть пространство для организации не только самой конференции, но и для перерывов на кофе и чай, специальные залы для демонстрации продукции и много других полезных помещений.

Эти фирмы предоставляют услуги по организации конференций и других деловых мероприятий. Сотрудники специализированных агентств занимаются тем, что формируют пакет заказа, составляют программу мероприятия и координируют все этапы организации конференции. В их непосредственные задачи входит подбор подходящего помещения, в соответствии с требованиями и пожеланиями заказчика, оснащение его необходимым оборудованием, предоставление дополнительных опций по желанию клиента; в отдельных случаях предлагается комплексный пакет услуг.

Предлагаем ознакомиться:  Как проявляет себя микроинсульт у мужчин и у женщин: признаки и симптомы

2. Туристические агентства

Фирмы, специализирующиеся на бизнес-туризме, занимаются организацией деловых поездок и конференций в России и за ее пределами. Выделенные нами группы агентств и туристических фирм пересекаются в сегменте MICE (Meetings, Incentives, Conference, Events).

Как организовать досуг участников

Андрей Пуртов,

генеральный директор, ArtGraphics.ru

Организация пресс-конференции — это очень действенный инструмент маркетинга для любой компании.

В зависимости от того, какого типа и масштаба готовится мероприятие, пресс-конференция должна быть проведена за 1-6 недель до его начала. В случае крупных и масштабных проектов следует позаботиться о том, чтобы провести пресс-конференцию как можно раньше, особенно если ваш проект освещается в квартальных и ежемесячных печатных СМИ.

Пресс-конференции лучше проводить в дневное время, так как по утрам и вечерам журналисты обычно бывают заняты.

Успешное проведение мероприятия во многом зависит от качества работы персонала, задействованного в подготовке и организации пресс-конференции. Дополнительным плюсом будет наличие дружеских контактов PR-директора с ведущими журналистами. Но, если у представителей компании таких связей нет, разумнее будет воспользоваться аутсорсингом и делегировать организационные вопросы сторонним специалистам.

На пресс-конференции следует выделить специальные места для экспертов. Как правило, они предпочитают сидеть за столом. Позади них нужно разместить брендированный стенд с логотипами компании. Их надо сделать такого размера, чтобы они полностью были видны в кадре при портретной съемке либо были заметны в качестве больших узнаваемых фрагментов.

Вам нужно заказать двух профессиональных фотографов и одного видеооператора. Если эксперты приглашены из других стран, необходимо организовать работу переводчиков. Пресс-конференция должна быть динамичным и увлекательным мероприятием на 30-60 минут в зависимости от его цели, количества экспертов и времени проведения.

Для успешной пресс-конференции необходим модератор, в задачи которого будет входить общение с журналистами, координация их вопросов, умение тонко чувствовать их настроение и желание общаться с докладчиками или экспертами.

Журналист, задающий вопрос, должен уложиться в 30 секунд. Экспертам следует отвечать на каждый вопрос в течение 2-3 минут. В случае если они превысят этот лимит, нужно будет вежливо напомнить им о регламенте мероприятия, кратко повторить вопрос и позволить высказаться следующему эксперту либо передать слово другому журналисту. Оптимальное количество выступающих — 2-3 человека, не включая модератора.

Как правило, ответы экспертов не всегда остаются в памяти журналистов, но то, что они хорошо запоминают, — это угощения. При подготовке пресс-конференции не упустите этот момент и еще до ее начала организуйте для журналистов легкие закуски, предложите на выбор чай, кофе, воду. Тогда вы сможете оставить у репортеров приятное впечатление о своей пресс-конференции, что, конечно, отразится на тональности, в которой будут написаны статьи и отчеты о мероприятии.

После того как пресс-конференция завершится, важно предоставить журналистам фото, аудио- и видеоматериалы, расшифровки выступлений, вопросов и ответов. Важно напомнить им о том, что можно подготовить более объемную новостную публикацию и получить дополнительную информацию по всем интересующим вопросам, связавшись с экспертами по телефону или электронной почте.

Для того чтобы подготовить и провести подобное мероприятие самостоятельно, вам нужно учесть некоторые особенности организации конференции.

Совет 1. Приглашения на конференцию

В пригласительном письме вам нужно обязательно указать тему конференции и вопросы, которые будут на ней обсуждаться. В программе следует написать время и названия докладов, а также полные имена выступающих. Еще в приглашении нужно отметить, на какую целевую аудиторию рассчитано мероприятие.

Для приглашений представителей государственных организаций лучше всего использовать фирменные бланки вашей компании. Их следует зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции и отправить по почте заказными письмами — так выше вероятность, что ваши приглашения попадут в руки к адресатам.

После того как все приглашения будут разосланы, обзвоните все организации и попросите их подтвердить свое участие в конференции. Накануне мероприятия следует сделать повторный звонок, чтобы окончательно удостовериться в том, что представители организации намерены присутствовать на конференции, и скорректировать список участников, если будут какие-либо изменения.

Совет 2. Анонс конференции в СМИ

Информация в СМИ о предстоящем мероприятии позволит привлечь как можно больше гостей, а также повысит значимость конференции в глазах тех, кто сомневается, стоит ли принимать в ней участие. Статьи в СМИ о состоявшемся мероприятии важны для компании с точки зрения рекламы и для создания информационного повода.

Профессиональное освещение конференции в СМИ может быть соизмеримо с затратами на саму ее организацию, поэтому крайне важно найти оптимальное соотношение цены и охвата аудитории. Не забывайте, что ваша задача — не только предоставить информацию о мероприятии, но и создать положительный имидж компании в качестве лидера отрасли и основателя трендов.

Совет 3. Тайминг

Презентации участников будут транслироваться с помощью проектора. Арендуя помещение для конференции, уточните наличие необходимого оборудования: проектора, устройства для синхронного перевода, микрофона с колонками и т. д.

Длительность доклада не должна превышать часа. Самым оптимальным временем будет отрезок в 30-40 минут. Этого вполне достаточно, чтобы заинтересовать аудиторию, но при этом не утомить ее излишним объемом информации.

Совет 4. Раздаточные материалы

Каждому участнику следует предоставить пакет материалов, содержащих информацию о вашей организации. Не забывайте о том, что вы работаете с целевой аудиторией. Раздайте участникам материалы, которые можно забрать по окончании мероприятия и использовать в следующий раз. Информационные документы можно также направить всем тем, кто не смог принять участие в конференции.

Можно раздать участникам бумагу для записей и фирменные ручки. Лучше всего будет сложить все это в папку или пакет с логотипом вашей компании.

Совет 5. Питание и кофе-брейки

Подбирая место для проведения конференции, интересуйтесь возможностью организации питания и обслуживания. Если этой функции нет, то можно обратиться в одну из сторонних компаний, предоставляющих такие услуги.

В зависимости от продолжительности конференции нужно продумать и организовать необходимое количество перерывов. В идеале следует делать паузы каждые три часа. Если конференция начинается рано утром, а участники приезжают из других городов или стран, то крепкий кофе и чай с легкими закусками можно предложить уже во время регистрации.

Если после обеда также запланированы выступления спикеров, в завершение конференции можно организовать праздничный ужин для всех участников. Это даст им возможность поговорить об итогах конференции в неформальной обстановке, прояснить оставшиеся вопросы в личном общении, обсудить возможности дальнейшего сотрудничества и будущие проекты.

Afterparty

Когда ваше мероприятия несколько дней с утра и до самого вечера, выступления идут один за другим почти непрерывно, потребность отдохнуть почти висит в воздухе, и ее ощущают все участники и спикеры. Предложите им продолжить общение неформально, на специальной закрытой вечеринке.

Afterparty международной IT-конференции — это не клубный формат, а зонированная площадка для коммуникаций. В первую очередь она помогает наладить горизонтальные связи и в профессиональной среде пообщаться с единомышленниками. Вот несколько ценных рекомендаций:

  • Организуйте множество зон для отдыха. Когда собираешь в одном места такую разнообразную аудиторию в 300-400 человек, важно понимать, что у этих людей разные профессиональные интересы. Поэтому стоит организовать, например, игровую, барную и диско-зоны, а также множество диванных зон для спокойного общения на профессиональные темы.
  • Создайте площадки для нетворкинга. Даже самым классным спикерам иногда нужно помогать влиться в компанию, поэтому, например, на «Стачке» разработали специальные указатели для тематических площадок.
  • Просчитайте все риски заранее. В обычной жизни нам не нравятся длинные очереди в бар и нехватка еды, поэтому на afterparty важно заранее позаботиться, чтобы всем гостям было комфортно.

Вы можете помочь участникам конференции познакомиться нужными людьми с помощью различных сервисов, но практика показывает, что от использования приложений вроде MeYou особой пользы нет. Участникам мероприятия было неудобно загружать память своего устройства ради двух дней и непривычно общаться, поэтому им особо никто не пользовался. Лучше настроить отдельную ленту по хэштегам в Twitter и вывести ее на экран в местах скопления участников мероприятия.

Правильная организация онлайн-конференции

1. Цель

Конференцию можно проводить с самыми разными целями. Это может быть и обмен опытом с коллегами, и налаживание новых контактов и укрепление связей, и позиционирование себя в качестве эксперта, и получение прибыли, и продажа услуг в процессе мероприятия или даже просто развлечение. Все эти цели достаточно привлекательны, однако вам следует определить свою еще на этапе подготовки и организации мероприятия.

2. Тема

Вы определили основные цели вашего мероприятия, и теперь вам нужно четко знать, как именно проводить онлайн-конференцию. Первое, о чем следует подумать, — это тема запланированного мероприятия. Лучше всего, если вы сможете найти «горячую», актуальную проблему, которая наверняка заинтересует вашу целевую аудиторию. Постарайтесь сделать так, чтобы формулировка вашей темы звучала эксклюзивно и уникально.

3. Спикеры

После того как вы сформулировали тему, нужно продумать ее грамотную подачу. Если проблематика конференции совпадает со сферой вашей деятельности, то вы смело можете взять ведение мероприятия на себя. Есть и другой вариант — обратиться к профессионалам, которые отлично выполнят роль экспертов в данной теме. Конечно же, опытные и знающие толк в своем деле специалисты будут более востребованы публикой.

Не забудьте проконтролировать готовность ваших спикеров. Еще до мероприятия ознакомьтесь с их докладами, проведите репетиции, измените что-то в выступлениях, если они покажутся вам слишком монотонными и скучными.

4. Площадка

На этом этапе нужно определиться с площадкой для проведения онлайн-мероприятия. Сегодня в Интернете можно найти немало специальных сервисов: webinar.ru, onwebinar.ru, seemedia.pro, palВee и другие.

5. Целевая страница

Как и любой другой современный продукт, готовую онлайн-конференцию нужно продвигать. Отличным инструментом для этого может стать веб-страница, для создания которой вам понадобятся услуги веб-дизайнера и программиста. Они разработают дизайн, сверстают одностраничный сайт, зальют его на хостинг, сделают возможной онлайн-регистрацию и внесение оплаты и укажут контакты для обратной связи.

6.  Аналитика

Как только на вашем интернет-ресурсе появятся первые гости, нужно начинать работать над качеством обратной связи и улучшением сервиса.

Можно обратиться к привычным Google Analytics и Yandex. Анализ данных по посещениям и активности действий на странице, а также вопросов, которые интересуют посетителей, поможет изменить ваш сайт к лучшему.

7. Продвижение

Загрузка ...
Adblock detector