Как принять дела новому главному бухгалтеру

Как главному бухгалтеру принять дела на новой работе

За что браться, за что хвататься? Вот что советует наш эксперт.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Новому человеку, вышедшему на должность главного бухгалтера, придется решать множество задач. Поэтому целесообразно поделить их на три группы.

Срочные задачи — те, которые необходимо выполнять «здесь и сейчас» — их перенесение может повлечь негативные последствия. К таким задачам можно отнести оформление первичных документов по текущим банковским операциям, расчетам с контрагентами по условиям договоров, выплату заработной платы, исполнение требований налоговых органов о представлении документов, составление бухгалтерской и налоговой отчетности в срок и т. д.

Задачи второй очереди — те, которые необходимо решить, но невыполнение которых «прямо сейчас» не приведет к негативным последствиям. В частности, это может быть исправление ошибок в первичных документах, проверка работы прежнего бухгалтера. Следует учитывать, что задачи второй очереди имеют тенденцию превращаться в срочные, если их долго не решать.

Задачи третьей очереди — те, которые можно отложить. Например, разработка собственных форм первичных документов может подождать. А пока организация будет применять унифицированные формы.

КОЛЕСНИКОВ Денис Петрович
Ведущий эксперт ЗАО «МСАй ФДП-Аваль»

То есть вам наверняка придется не только оперативно решать текущие вопросы (проводить текущую первичку, оплачивать срочные счета и т. д.), но и одновременно входить в курс дела. Хорошо, если прежний главбух покажет вам, где какие документы лежат, какие особенности учета есть в организации.

В частности, проследите, чтобы к последнему дню работы вашего предшественника были:

  • выполнены все бухгалтерские проводки за истекший период, подшиты на место все первичные документы, являющиеся основанием для каждой проводки, а также заполнены формы бухгалтерской и налоговой отчетности, если, предположим, подходит срок ее сдачи;
  • сформированы книги и журналы регистрации ценных бумаг, доверенностей, показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовой техники, банковских чековых книжек, учета счетов-фактур полученных и выданных, покупок и продаж, кассовая книга.

Хотя помните, что покидающий компанию главбух вообще-то не обязан сдавать дела и после своего увольнения откликаться на ваши просьбы или просьбы директора о проведении приема-передачи дел.

А если ваш предшественник уже уволился и никому ничего не передал, то вам тем более придется самостоятельно и как можно быстрее провести весь процесс ознакомления с новой бухгалтерией.

Никаких нормативных правил приема-передачи дел главбухом от главбуха не существует. Каждый организует это по-своему. Вот что советует нам бухгалтер со стажем.

ОБМЕН ОПЫТОМ

КОСНИЧЕВА Лариса Александровна

Главный бухгалтер ООО «ММ Индастри»

За последние 7 лет я уже пять раз меняла место работы и всегда переходила на должность главного бухгалтера. И каждый раз прием дел проходил по-разному, в зависимости от обстоятельств. Например, на некоторых местах мне не удавалось застать прежнего главбуха. А иногда, даже если еще работал, он не горел желанием передавать дела и рассказывать обо всех подводных камнях в учете «своего» периода. И в том и в другом случае приходилось самостоятельно осваивать доставшееся «добро».

Лучший способ принятия дел прописан в отраслевой Инструкции № 25-12/38, утв. Минздравом СССР 28.05.79. Там обозначены основные параметры постановки бухучета, которые желательно проверить при приеме дел. В частности, организацию работы бухгалтерии, общее состояние бухучета, кассы и учета денежных средств, расчетных операций и основных средств. Это, конечно, идеальная модель, на практике все проверить не успеваешь. Но я стараюсь придерживаться этого образца.

В первую очередь я знакомлюсь с учетной политикой (если она есть), смотрю, как налажена работа бухгалтерии, как распределены участки между бухгалтерами, кто за что отвечает. Провожу поверхностный аудит бухгалтерского и налогового учета. Лично знакомлюсь с каждым сотрудником, который в дальнейшем будет работать под моим руководством.

Можно, конечно, сделать промежуточный баланс и акт о том, что прежний главбух передает остатки по счетам именно в таком виде, но на практике все не так. Я знаю, что не отвечаю за правонарушение, совершенное предшественником. А тот налоговый период, за который предстоит отчитываться мне, в любом случае надо будет привести в соответствие с законодательством.

Итак, как вам лучше действовать при приеме дел.

Изучите учетную политику и порядок документооборота в организации. Все это, возможно, имеет какие-либо отраслевые особенности. Поэтому также стоит посмотреть соответствующие нормативные акты.

Сверьте данные последней отчетности с данными регистров или оборотно-сальдовой ведомости. Имеет смысл распечатать оборотно-сальдовую ведомость на дату выхода на работу и заверить ее у директора. Так вы зафиксируете, какие суммы были отражены в бухгалтерской программе на определенную дату.

СОВЕТ

Во время проверки обращайте внимание, в частности:

  • на правильность заполнения форм отчетности, наличие отметки об ее принятии инспекцией, срок ее сдачи и наличие всех необходимых подписей;
  • на совпадение данных оборотных ведомостей с данными бухгалтерской и налоговой отчетности;
  • на правильность оформления первички (например, проверьте наличие подписей уполномоченных лиц и наличие документов, подтверждающих их полномочия, — доверенностей, приказов).

Уже по этим параметрам вы сможете оценить, насколько грамотно велся учет вашим предшественником, и, выявив недочеты или серьезные ошибки, описать директору возможные последствия этих ошибок. Пусть он примет решение: оставить все как было или поручить вам исправить огрехи.

Предлагаем ознакомиться:  Как избавиться от молочной кислоты в мышцах

Просмотрите, есть ли «незакрытые» документы налогового контроля — требования о представлении документов, требования о представлении пояснений по какой-либо отчетности, требования об уплате недоимок и т. д. То есть изучите переписку с налоговиками и фондами. Как правило, на исполнение этих документов установлены небольшие сроки, и во избежание штрафов лучше заняться ими в первую очередь.

Проведите инвентаризацию, если прежний главбух был материально-ответственным лицом (например, он совмещал должности главного бухгалтера и кассира). Проверить надо будет все то имущество, за которое он отвечалп. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н; ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Если планируется, что вы тоже будете материально-ответственным лицом по этому имуществу, то вам нужно войти в инвентаризационную комиссию.

как принять дела у главного бухгалтера

Да и вообще, посмотрите, как давно в организации проводилась инвентаризация (и проводилась ли), насколько грамотно все было сделано (или, может быть, формально — на бумаге). Это тоже поможет оценить вам реальное финансовое положение компании.

Из этих документов будет видно, совпадают ли начисления компании и инспекции (фондов). Помните, чем быстрее вы найдете недоимку и погасите ее, тем меньше будет величина пеней.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Сверка с налоговым органом позволяет выявить не только недоимку, но и переплату по налогам. Прежний бухгалтер мог не знать о наличии переплаты за прошлые периоды, а НК РФ отводит только 3 года на ее возврат или зачет в счет будущих платежейп. 7 ст. 78 НК РФ. Если новый бухгалтер вернет излишне уплаченный налог, то наверняка он заслужит уважение руководителя, а возможно, и премию.

КОЛЕСНИКОВ Денис Петрович
Ведущий эксперт ЗАО «МСАй ФДП-Аваль»

Оформите письменно приемку дел, если бывший главбух или другой сотрудник захотят передать вам какие-то документы или предметы (ключи от сейфа, носитель с ключом от системы «Клиент-Банк», банковскую чековую книжку, печать). Можно составить акт об этом в произвольной форме.

Достаточно проверить, как определена остаточная стоимость основных средств, среднегодовая стоимость всех основных средств и рассчитан сам налог. Налог на прибыль. Как правило, именно с этим налогом связано большинство ошибок.

Особенно тщательно следует изучить документы, связанные с расходами. Ведь при отсутствии хотя бы одного необходимого документа будет считаться, что налоговая база неправомерно занижена.

Первые дни на новой работе

Что это означает? Если новый главный бухгалтер пришел в середине года, ему придется подавать налоговую декларацию по ЕСН и за свой период, и за период, когда он еще не работал. Следовательно, проверить операции, связанные с начислением и уплатой этого налога, нужно не только за последний месяц, но и с начала года.

К тому же начисленный ЕСН — это один из видов расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль. Поэтому ошибки в начислении ЕСН будут двойными, то есть приведут к искажению налоговой базы по налогу на прибыль. Налог на имущество. Налоговый период по этому налогу — календарный год (ст. 379 НК РФ). Проверять, как он начислен, новому главбуху придется с начала года. Правда, это не так сложно, как с предыдущими налогами.

— квартал). Таким образом, если у фирмы налоговый период месяц, нужно обязательно проверить хозяйственные операции, отраженные в бухгалтерском учете и касающиеся как начисления НДС, так и налоговых вычетов по нему за последний месяц. Кроме того, необходимо проверить наличие, а также правильность заполнения выданных и полученных счетов-фактур, журнала их регистрации, книг покупок и продаж. Если налоговый период — квартал, механизм проверки тот же, но период больше. Однако, если у фирмы сравнительно небольшая выручка (менее 2 млн руб.

Получается, что за I квартал 2006 г. налогооблагаемую базу по налогу на прибыль могут уменьшить представительские расходы только на 12 000 руб. (300 000 руб. x 4%). Расходы были завышены на 9000 руб.

Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации.

В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

В приказе о передаче дел следует указать:

  • причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);

  • сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главный бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно установить срок, равным 2 недели;

  • лицо, ответственное за передачу дел (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера) и за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера);

  • состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии организации, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и прочие сотрудники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии;

  • сроки составления акта о приеме-передаче дел.

Главный бухгалтер должен получить следующие документы:

  • Устав, учредительный договор;

  • Выписка их ЕГРЮЛ;

  • Свидетельство о регистрации;

  • Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;

  • Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;

  • Учетная политика по бухгалтерскому учету;

  • Политика по налоговому учету;

  • План счетов бухгалтерского учета;

  • Должностные инструкции работников бухгалтерии;

  • Оборотно — сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;

  • Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;

  • Бухгалтерская отчетность;

  • Декларации и расчеты по всем налогам;

  • Книги покупок и продаж;

  • Журнал учета полученных и выставленных счетов — фактур;

  • Приказ о проведении инвентаризации;

  • Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи;

  • Акты налоговых проверок;

  • Акты сверок с налоговыми органами;

  • Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;

  • Акты приемки – передачи основных средств по форме № ОС-1;

  • Инвентарные карточки по основным средствам по форме №ОС-6;

  • Акты на списание основных средств

  • Карточки учета материалов;

  • Приходные ордера по форме № М-4;

  • Требования — накладные по форме № М-11;

  • Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;

  • Платежные поручения;

  • Выписки банков по расчетным счетам;

  • Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты;

  • Трудовые договоры;

  • Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;

  • Штатное расписание;

  • Табели учета рабочего времени;

  • Расчетно-платежные ведомости;

Предлагаем ознакомиться:  Как открыть свое дело в россии

Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

В акте приема-передачи дел следует отразить:

  • Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;

  • дату передачи дел;

  • период, за который осуществлена передача дел;

  • дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;

  • наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);

  • серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;

  • список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;

  • все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,

  • число переданных печатей, штампов и тому подобное.

  • последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;

  • характеристику бухгалтерского и налогового учета.

1) организация бухгалтерского учета.

В этом разделе проводится анализ Учетной политики.

Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.

Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.


2) учет денежных средств.

В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира — операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.

Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;

3) учет основных средств и нематериальных активов.

В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;

4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).

В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.

Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).


Также отмечается наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;

6) состояние учета на других участках.

В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;

3) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.

Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.

По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

7) бухгалтерская (финансовая) отчетность;


В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;

8) хранение документов.

В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;

9) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.

В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.


Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.

Сегодня нет нормативного документа, который полностью регламентирует порядок передачи дел главбуха. Для исключения многих ошибок следует придерживаться пошаговой инструкции, отражающей максимальное число факторов. Она имеет рекомендательный характер, является обобщенной.

Если главный бухгалтер давно уволился, а нового на тот момент не приняли, то принимать дела нет у кого. Тогда передача не происходит.

Самостоятельная передача дел включает этапы:

  1. Подписание распоряжения о назначении нового бухгалтера.
  2. Инвентаризация финансовых обязанностей.
  3. Акт приема отчетных и учетных документов.
  4. Приложение к акту.
  5. Организационные мероприятия.
Предлагаем ознакомиться:  Как и зачем принимать женьшень

Составление приказа

Закон № 129 ФЗ гласит, что компания может самостоятельно выбирать для себя нормы и этапы приема-передачи дел главбуха. Работодателю необходимо выпустить нормативный акт в форме инструкции, приказа, распоряжения, где будет подробно писан порядок передачи обязанностей.

На практике наиболее распространенным является приказ с указанием:

  • Причин приемки-передачи обязанностей.
  • Срока, в течение которого каждый бухгалтер руководит бухгалтерской службой и подписывает документацию.
  • Ответственного за передачу документов лица – уходящий главбух.
  • Ответственного за прием лица – новый главбух или руководитель организации при исполнении им обязанностей.
  • Лиц, участвующих в приеме-передаче – аудиты, вышестоящие органы, специальная комиссия.
  • Дату окончания процесса передачи дел – это время завершения учетного процесса за прошедший период. Как правило, дата должна учитывать сроки сдачи бухгалтерской, налоговой отчетности.
  • Обязанности и полномочия нового главбуха.
  1. В акте приема – передачи должна быть обязательно указана дата, когда передавались документы.
  2. При перечислении принимаемых документов также необходимо указывать полное наименование каждого из них и дату, когда документ был составлен, желательно указывать также, сколько листов занимает данный документ.
  3. В случае отсутствия, каких – либо документов, которые должны быть согласно правилам ведения бухгалтерского учета, в акте делается пометка или отдельным списком указывается недостающая документация.
  4. Выявленные при проверке ошибки расчетов, недочеты и прочие недостатки при оформлении как первичной, так и налоговой документации указываются в акте.
  5. Акт подписывается передающей стороной (увольняющимся главным бухгалтером) и принимающей документы стороной (новым сотрудником или назначенным руководством бухгалтером по приказу для приема – передачи документов).
  6. Утверждается документ подписью руководителя предприятия и печатью.

Как принять дела у уходящего бухгалтера

Например, нет смысла передавать банковские и кассовые документы, если в организации работает бухгалтер, отвечающий за банк и кассу. То же относится и к документам по начислению заработной платы.

Их не надо отражать в акте, если учет расчетов по заработной плате ведет отдельный бухгалтер. Тем не менее новый главный бухгалтер должен проверить наличие всех необходимых бухгалтерских и налоговых документов.

Еще один вопрос, который возникает при составлении акта: за какой период передаются документы? В п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ сказано, что все бухгалтерские документы должны храниться в организации не менее пяти лет.

Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками; 3) учет основных средств и нематериальных активов. В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;

4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов). В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей. Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).

Кому передать дела?

Принять дела у уходящего главного бухгалтера может несколько лиц. Наиболее часто – это новый главбух. Но может произойти так, что нового сотрудника еще нет, а старый — имеет законное право покинуть занимаемую должность. Тогда при наличии нескольких бухгалтеров можно временно передать дела им.

В затруднительную ситуацию попадают малые предприятия, где главный бухгалтер является всей бухгалтерией. Дела принимает руководитель компании, так как он несет ответственность за организацию бухучета.

Если руководитель против приема дел, то предыдущий главбух должен письменно оформить этот факт. При отказе руководителя подписать протокол с отказом, необходимо сделать следующее:

  • составить опись дел для сдачи (2 экземпляра);
  • отправить один экземпляр в налоговую службу заказным письмом или под расписку налогового инспектора.

Если сотрудник не может передать дела (заболел, умер), то руководитель должен издать указ о приеме их другим лицом.

Иногда случается такое, что в компьютерной базе имеются одни данные, а на бумажном носителе совсем другие. Баланс вовсе составлен с «потолка». В таком случае все это надо обговорить с руководителем, ведь восстановление базы очень трудоемкий и дорогой процесс.

Может ваш руководитель согласится выплатить вам за это премию? Во всяком случае, о возможных проблемах с налоговой предупредить необходимо, в противном случае все «шишки» могут полететь на вас. 5 Отличным решением было бы, если перед тем как главный бухгалтер уволился – прошла аудиторская проверка, но, как правило, руководители не спешат ее проводить.

учетная политика

  • первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);
  • регистры бухгалтерского и налогового учета;
  • бухгалтерские справки;
  • бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
  • отчетность во внебюджетные фонды;
  • акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;
  • инвентаризационные описи;
  • кассовые документы, выписки банков и платежные поручения
  • кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
  • должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
  • список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
  • другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.
Загрузка ...
Adblock detector