Как написать письмо спонсору или меценату?

С чего начинать обращение?

Начинать нужно с таргетирования, чтобы понять, кто может стать потенциальным спонсором.

И тут, в первую очередь, следует обратить внимание на такие клиентские сегменты:

  1. Новые компании — у тех, кто появился на рынке, всегда есть потребность в рекламе и сочном пиаре. Если ваши аудитории пересекаются — новой компании, как минимум, будет интересно рассмотреть ваше предложение.
  2. Постоянные спонсоры — компании, которые периодически выступают спонсорами других мероприятий, могут с удовольствием рассмотреть ваше предложение. Их достоинство в том, что не нужно рассказывать о прелестях спонсорства (они это уже знают). Ваша задача — показать, почему потенциальному спонсору будет выгодно обратить внимание именно на ваше событие.
  3. Вечные рекламодатели — есть компании, которые вкладывают много денег в разную рекламу — «наружка», СМИ, раздаточная информация и др. Но у этих компаний ещё нет опыта в спонсорстве (или он был незначительным и совсем другого уровня).
  4. Массовые бренды —  эти компании всегда любят поддерживать разные мероприятия, особенно те из них, которые привлекают большое количество их целевой аудитории.

Да и вообще, это понятное всем условие — потенциального спонсора должна заинтересовать аудитория предлагаемого мероприятия. Не столько вы сами и ваше событие, а именно информация о том, кто именно его посетит.

Именно здесь многие допускают ошибку, уделяя внимание расхваливанию своего детища и полностью закрывая глаза на потребности потенциального спонсора.

Во-первых, сразу смиритесь с тем фактом, что все классические тактики копирайтинга нужно оставить для других текстов.

Во-вторых, здесь всё зависит от степени вашего знакомства с получателем, а также его активностью.

Здесь действует универсальное правило — подобный текст как начинается, так и продолжается в виде обращения (как письмо), а не в виде убеждения. Обязательно персональное обращение, никакой обезличенности.

Как начать? Несколько подсказок:

  1. Сделайте комплимент (заслуженный).
  2. Сообщите о важности своей информации (и намекните, почему это важно).
  3. Напомните, откуда вы друг друга знаете.
  4. Схитрите в стиле «Вы как-то говорили, если у нас появится что-то интересное и оригинальное — держать вас в курсе…» 
  5. Дайте ощущение эксклюзивности — получатель должен увидеть и понять, что он не один из ста, а что вы пишете лично ему.
  6. Напомнить о телефонном звонке — если перед отправлением текста вы созванивались с клиентом, и он попросил прислать более подробную информацию.
  7. Расскажите короткую историю из своей жизни, приведите интересный добрый факт.
  8. Процитируйте получателя — проверьте, возможно, получатель где-то давал интервью, отыщите его козырные цитаты.

Технические аспекты отправки письма спонсору

В предыдущих публикациях мы рассмотрели типы писем спонсоров в зависимости от того, знакомы ли вы с ним (теплая рассылка) или нет (холодная рассылка), а также варианты совместных рассылок с партнерами. И в том и в другом случае письма спонсору помогают установить и поддерживать отношения с бывшими, настоящими, потенциальными спонсорами.

Не ищите специального повода для отправки письма спонсору. Используйте для этого любую ближайшую праздничную дату, например: Православная Пасха (5 мая), День Победы (9 мая). Напомнить о себе можно в Международный день за права инвалидов (5 мая), в конце отчетного периода (месяц, квартал, полугодие), в профессиональный праздник вашего спонсора и мн.др.

  1. Отправляйте письмо только одному адресату (бесплатные почтовые сервисы). В копии письма может быть указан адрес корпоративного отдела спонсора, отвечающего за маркетинг, рекламу, PR, HR, благотоврительность. Иначе у получателей может возникнуть неприятное чувство, что их считают: «кому попало, лишь бы попало». Никто не хочет себя чувствовать просто пешкой.
  2. Объем прикрепляемых документов должен быть не более 2 мб. В противном случае, почтовый сервер автоматически воспримет их как спам. Также многие корпоративные ящики имеют ограничение по объему входящих писем. Исключите картинки и фотографии из письма, но прикрепите письмо, оформленное на фирменном бланке. Об этом следует уведомить в самом начале письма: «В прикрепленном файле – скан письма на фирменном бланке, с подписью руководителя».
  3. Отправка письма спонсору осуществляется с корпоративной почты. Не используйте для этого бесплатные почтовые серверы: @mail.ru, @yandex.ru, @rambler.ru, социальные сети, форумы и т.п. (Это не распространяется на домены ваших веб-сайтов, прикрепленных к одному из указанных серверов. Например, корпоративная почта блога Эксперт BTL прикреплена к Яндексу, но имеет адрес: office@soseddix.beget.tech)
  4. В отсутствии прямо указанного адреса (п. 1) воспользуйтесь формой обратной связи.
  5. Оформляйте письма в формате HTML или RT (если сервис предоставляет такую возможность). Такие параметры письма сделают его визуально привлекательным и эстетичным. Указанные форматы позволяют использовать все преимущества форматирования: графические темы письма, шрифты, стили, центрирование текста, вставку визитной карточки, прикрепление гиперссылок и мн.др. Вместе с тем, следует знать, что ни все почтовые серверы настроены на прием HTML. Это значит, что некоторые получатели увидят в теле письма «абраказябру». Если вы не хотите рисковать, то используйте формат RTF или обычный текст.
  6. Письмо должно содержать предельно точный заголовок – тему. Как часто вы открываете письма в электронной почте? Почему открываете или нет, не зная его содержания? Это зависит именно от заголовка письма. Он имеет такое существенное значение, что ему посвящена следующая публикация.
  7. Включите функции: «уведомить о доставке» и «уведомить о прочтении». Кстати, если ваше письмо прямиком отправят в корзину или спам, то об этом вы тоже узнаете благодаря этим функциям. Это поможет вам своевременно сделать вывод, что вы где-то допустили ошибку.
  8. На случай, когда письмо не было открыто, настройте повторную отправку письма с другой темой на следующий период: на следующий день или через день-два-три.
Предлагаем ознакомиться:  CPU Fan Error при загрузке причины как исправить ошибку

Электронное письмо дешевый и распространенный способ обратить внимание спонсора. Но у него есть существенный недостаток. У вас никогда не будет гарантии, что вы получите на него ответ. В этом случае у традиционного письма, изданного полиграфическим способом, есть безусловные преимущества над электронным.

В рассылке «Фандрайзинг 2.0» придет шестое письмо с «Руководством по созданию благодарственных писем спонсору». В первом письме вы найдете список ресурсов о конкурсах, победители которых могут получить гранты, субсидии, премии на некоммерческую деятельность, социальное предпринимательство за вклад в развитие гражданского общества и т. п. Рассылка адресована специалистам и частным лицам, занимающихся привлечением дополнительного финансирования.

Большинство адекватных организаций в соответствии с инструкцией о делопроизводстве рассматривают письма от населения в течение 30-дней со дня их получения. Чтобы получить ответ, отправьте письмо через почтовую службу или курьером с уведомлением о получении. В качестве курьера может выступить любой ваш сотрудник, который зарегистрирует письмо в общем отделе или секретариате, а также получит копию письма с отметкой о регистрации.

Письма в печатном виде обязательно готовятся на фирменном бланке: в обычном случае – на черно-белом варианте, в поздравительном случае – в цветном варианте оформления. Письма регистрируются в установленном порядке, подписываются «живой» подписью руководителя и заверяются печатью организации. По возможности используйте фирменные конверты.

Не маловажное значение имеет тема письма: она влияет на открытие email-обращения, и будет ли прочитано распечатанное письмо. Об этом в следующей статье.

Если вы сомневаетесь: какое письмо отправить, задайте свой вопрос в комментариях. Разберем ситуацию и найдем правильное решение.

Спонсоры бывают разные…

Итак, перед написанием предложений вам нужно определиться с видами спонсорства, которые вы предлагаете.

Какие они могут быть?

  • Генеральный спонсор
  • Обычный спонсор
  • Информационный партнёр
  • Операционный спонсор
Предлагаем ознакомиться:  Как на электронный адрес написать письмо инструкция

Что такое операционный спонсор? Проще привести конкретные примеры — транспорт, кейтеринг, одежда (экипировка), цветы, гостиница и т.д. Это спонсор, который представляет какое-то узкое направление организации, задействованное в мероприятии.

Нельзя потенциальному генеральному, информационному и операционному спонсору отправлять одно и то же предложение.

У них мотивация разная, да и суть партнёрства отличается. Если нарушать указанную мысль, то будет страдать КОНКРЕТНОСТЬ вашего предложения, и оно превратится в простое пожелание или информирование о возможности…

Просчитайте спонсора заранее

Какой резон спонсору участвовать?

Только давайте отойдём от банальных фраз в стиле «Вы повысите свой имидж и получите хороший пиар у большой аудитории». Все эти фразы нельзя заранее измерить, да и сам спонсор всё это понимает.

Возьмём постоянного спонсора. Как вы думаете, почему он выделяет на это деньги? Почему он это делал раньше? Какие преследовал цели?

И что получал взамен?

Или обратимся к информационному партнёру. Очень часто информационные партнёры получают процент от продажи билетов, бесплатные приглашения на мероприятие и возможность установить информационный или промо стенд со своей продукцией.

Операционный спонсор… Например, это продавец цветов. Зачем ему принимать участие в вашем мероприятии?

Поэтому, всегда держите во внимании — проблемы, цели, желания и мотивы спонсора. Это те инструменты, которыми вы будете воздействовать во время убеждения.

Представьте событие

НАЗВАНИЕ СОБЫТИЯ ЕГО ДОБРАЯ ВЫГОДА

Добрая выгода — это чёткое сообщение о главной пользе события для целевой аудитории. В этих строках должно читаться реально доброе дело.

Дальше нужно намекнуть на реальную значимость мероприятие, чтобы потенциальный спонсор увидел, что его приглашают не на какую-то гламурную тусовку, а на реальное событие, участие в котором будет как минимум престижно.

Предлагаем ознакомиться:  Как написать регламент работы

Естественно, нужно рассказать о дате события, чему оно посвящено, в чём заключается его формат, и какие сюрпризы ожидают участников.

И конечно, покажите, что вы в него вложили свою душу. Что для вас лично это не способ заработка, а способ сделать реально благое дело для окружающих. Обязательно указать на уникальность мероприятия, чтобы потенциальный спонсор увидел, что никто кроме вас (или никто до вас) не делал.

И последнее — чем интересней задумка и формат, тем быстрее хочется принять участие даже спонсорам. Сидеть в большом зале и смотреть на экран, слушая сменяющихся спикеров не совсем удобно.

Лучше придумайте какой-то турнир по нестандартным видам спорта. Это как пример.

Вообще задумайтесь о таком формате обращения — само предложение делается в виде письма, к которому прилагается презентация события. Письмо сыграет роль личного обращения, а презентация — как дополнительный информационный материал. Нормальная практика в кругах общения ТОП-менеджеров, принимающих решение.

Чётко формулируйте выгоды

Многие организаторы делают одну большую ошибку — они во время описания выгод для спонсора делают ставку только на материальную и рекламную составляющую.

Да, это важно, но не нужно акцентировать на этом большую часть внимания.

Но даже когда вы описываете «меркантильную» сторону — будьте конкретны:

  1. Что входит в спонсорский пакет?
  2. Где именно (и в каком количестве) будет атрибутика компании?
  3. Предоставите ли вы спонсору слово?
  4. Будет ли он участвовать на пресс-конференции?
  5. Сможет ли он что-то кому-то вручить?
  6. Где и какой стенд с продукцией или рекламой можно разместить?
  7. Как будет фигурировать спонсор во время рекламы и пиара самого мероприятия?
  8. Конкретная сумма.

Если к моменту обращения к новому кандидату уже есть договорённости с другими спонсорами — не стесняйтесь об этом написать, так как подобный факт выполняет функцию социального доказательства.

И потом переходите дальше — начинайте оперировать другими (не меркантильными) сторонами убеждения. Говорите… О высоком!

К примеру, почему практически никто не пишет о «благом деле»? Если вы пишете только об экономике и пиаре, этим даёте понять, что видите в спонсоре денежный мешок, а не личность с высокими ценностями и добрым сердцем.

Держите несколько мотивирующих тезисов, имеющих место быть:

  • Вы примите участие в мероприятии, которое поможет…
  • Благодаря вашей поддержке многие люди…
  • Участвуя в таком мероприятии, вы в очередной раз доказываете, что…
  • Нас запоминают по тем благим делам, которые мы делаем для других…
  • О вашей поддержке будут говорить…
  • В то время, когда одни обещают, вы на деле доказываете…
  • Это будет очень серьёзный шаг, доказывающий вашу…

Подумайте, с кем вы можете познакомить спонсора на своём мероприятии. Если мероприятие обучающее — подскажите, чему может спонсор (или его сотрудники) научиться.

Загрузка ...
Adblock detector