Как написать письмо поставщику

Как правильно написать письмо клиенту

При покупке некачественного или неисправного товара потребитель имеет право вернуть его обратно в магазин. В свою очередь продавцу необходимо обратиться к поставщику, чтобы произвести возврат денег за изделие с дефектом, уменьшить его стоимость или обменять на аналогичное. Чтобы правильно написать досудебное претензионное письмо и избежать ненужных споров, необходимо следовать такому порядку составления документа:

  • номер документа и дата его составления;
  • шапка с указанием данных продавца и снабженца;
  • описание проблемы, указание недостатков продукции ненадлежащего качества;
  • нарушенные пункты договора;
  • полное название товара и его количество;
  • статьи закона;
  • приложенные документы.

Написать данное претензионное письмо нужно в двух экземплярах. Один образец отдается поставщику, а второй остается у продавца. На нем ставится дата и входящий номер, чтобы в случае необходимости можно было использовать в суде.

В договоре на поставку продукции указываются определенные сроки, в течение которых она должна быть доставлена в указанное место. При нарушении таких сроков покупатель имеет право требовать выплату санкций.

В такой ситуации потребитель может потребовать срочную поставку, обязать выплатить штраф или произвести возврат денег. Оформить претензионное письмо можно и при доставке позже указанного срока. Чтобы правильно его написать нужно дополнительно указать такую информацию:

  • пункт договора, в котором указаны сроки поставки;
  • количество дней задержки;
  • требование о поставке;
  • требование выплатить штраф.

При непоставке товара также обязательно должны быть приложены подтверждающие документы.

Может понадобиться составление претензионного письма о необходимости исправить недостатки продукции. Порядок действий в этом случае ничем не отличается. Отличия прослеживаются только в самом тексте.

Предлагаем ознакомиться:  Как установить смайлики

Следует описать подробно все недостатки, которые имеются в продукции, возможные поломки. Указать нужно и пункт договора, по которому у продавца есть такое право. В качестве требования фиксируется желание получить ремонт, позволяющий устранить возникшие недостатки в товаре.

Не так часто, но бывают случаи, когда поставщик не отвечает на претензию. Ее составление и отправка является обязательным действием досудебного порядка. Если же ответ не поступает, то это является основанием для подачи искового заявления в суд.

В иске необходимо подробно описать все обстоятельства, указать причины составления претензии, все спорные вопросы и требования к ответчику. Важно оформить все в соответствии с законом и приложить все необходимые документы, включая договор и второй экземпляр претензионного письма.

Таким образом, возникшие разногласия между поставщиком и потребителем можно с помощью написания претензии. Она должна содержать полную информацию о нарушениях, будучи это задержки в сроках поставки, либо доставка некачественного товара. Важно грамотно сформулировать требования в соответствии с законодательными нормами.

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

  1. Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
  2. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
  3. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом. Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента. Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите сюда.

Предлагаем ознакомиться:  Как вести себя в суде. Отвод судьи, ходатайства и заявления.

1. Подготовка к написанию письма

  • Определите, что стало поводом для предъявления претензии (качество поставки, качество товара, нарушение сроков поставки, документооборот, техническая ошибка, недостаточная квалификация персонала и т.п.);
  • Точно определите стратегию работы с данным поставщиком:

—      Определите категорию поставляемого материала и принципы управления поставками;

—      Определите целевые отношения с поставщиком и текущее состояние, проверьте историю отношений с поставщиком – были ли нарушения ранее и какие, как они решились;

—      Определите стратегию взаимодействия с данным поставщиком: а) рост и развитие отношений, б) стагнация, в) уход и прекращение отношений;

—      Четко сформулируйте, чего вы хотите добиться от поставщика (конкретно сейчас и в будущем);

  •  Соберите доказательную базу – все документы, касающиеся предмета претензии (договоры, акты, письма, счет-фактуры, платежные поручения, заключения комиссий и т.д.). У вас должна быть полная и достоверная информация;
  • Подсчитайте сумму прямого и косвенного ущерба, оцените риски повторения подобной ситуации, определите расходы, связанные с расторжением контракта и заменой поставщика, оцените возможность замены поставщика;
  • Разберитесь в ситуации с точки зрения закона и договорных обязательств, проанализируйте возможные причины возникновения проблемы, на которые вам необходимо повлиять.

2. План письма-претензии

1) Сообщите предмет письма

Напишите базовую информацию, указав дату, условия и обстоятельства поставки. Это введение адресата в курс дела.

“Обращаемся к вам по поводу нарушения сроков замены продукции ненадлежащего качества (наименование, если в поставке было несколько видов) из поставки от … по договору поставки №… от … г. (Приложение №1) на сумму … рублей (Приложение №2. Счет-фактура №… от …). Продукция была поставлена, принята и оплачена в установленный договором срок (Приложение №3. Платежное поручение №… от…)».

Контекст должен быть лаконичным, но достаточным и конкретным.

Предлагаем ознакомиться:  Как написать рецензию на работу 🚩 рецензия на работу образец 🚩 Работа на дому

2) Напишите, какие конкретно обязательства были нарушены

В этой части обоснуйте претензию, сравнивая деловые обязательства и реальные обстоятельства (что должны были сделать – что сделали).

“В период гарантийного срока использования обнаружена продукция ненадлежащего качества (Приложение №4. Акт №… от …). По товарной накладной №… от … (Приложение №5) ООО … передало продукцию ненадлежащего качества на общую сумму … рублей.

По договору (укажите соответствующий пункт договора или приложений к нему, указывающий на сроки замены продукции) замена продукции должна быть выполнена в течение 10 рабочих дней. До настоящего времени обязательства по замене продукции не выполнены”.

Загрузка ...
Adblock detector