Как упорядочить документы

Советует делопроизводитель. как упорядочить документы в офисе

Кто должен наводить порядок в документах? С чего начать? В чем хранить документы и как подшить их в папки? О том, как делают это опытные делопроизводители, рассказала эксперт по делопроизводству Татьяна Войцехович.

  • Поиск документов затруднен из-за нагромождения бумаг на столе, в шкафах и пр.
  • Проблематично отследить срок выполнения поручений.
  • Документы часто не регистрируются и без контроля передаются на выполнение в структурные подразделения.
  • Дублируются номера на документах: приказах по основной деятельности, кадровых документах и др.
  • При увольнении работников документы не передаются в срок.
  • Если работник отсутствует на рабочем месте (в отпуске, на больничном), нужный документ невозможно найти.
  • Оригиналы документов и их копии перемешаны вместе.

Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами.

В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению. Например, отделу делопроизводства, канцелярии.

Упорядочить документопотоки поможет распределенная система ответственности: в каждом структурном подразделении могут быть назначены работники, в обязанности которых будет входить ведение делопроизводства. Например, этим может заняться один из работников подразделения плюсом к основным должностным обязанностям. Приказ о соответствующем назначении подписывает руководитель организации.

Этап 1. Изучите документы.

Этап 2. Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно – подкатегорий (подвидов, подтипов). Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.

Этап 3. Рассортируйте документы согласно списку. Чтобы не запутаться, документы можно подписать карандашом или наклеить на них стикеры.

Этап 4. Если у вас много копий, найдите их оригиналы и проанализируйте, есть ли необходимость хранить копии. По закону копии документов хранятся до минования надобности. После этого их можно уничтожить.

Этап 5. Определите, каким образом будут храниться документы (лотки, папки, короба). Согласуйте с руководством затраты на канцтовары для оперативного хранения документов.

Какие средства подойдут для

оперативного хранения документов

Лотки

Идеально подходят для хранения корреспонденции.

Например, с их помощью можно быстро рассортировать входящие письма.

Папки-скоросшиватели

В них удобно подшивать отработанные документы (с выполненными заданиями, поручениями). На корешках нужно сделать наклейки с краткими названиями категорий документов.

Короба

Лучше подобрать короба разных цветов и желательно из пропилена – они самые легкие.

Обычно в папку подшиваются документы одной категории (подкатегории). Если документы одной категории (подкатегории) не помещаются в одну папку, их распределяют по томам – папкам с одинаковым названием. Документы раскладываются по дате составления так, чтобы самые поздние оказались сверху. При передаче в архив порядок документов меняется: самый поздний должен быть внизу, самый ранний – сверху.

Чтобы отделить документы разных годов в одной папке, используются цветные стикеры или листы-прокладки. Это облегчает поиск.

После того как документы подшиты в папку, составляется реестр документов этой папки. Указывают регистрационный номер документа, дату его составления, адресат, краткое содержание и др. Лист-реестр размещают поверх документов или закрепляют на обложке папки. В нем нужно оставить свободное место, чтобы позже внести в список (можно вручную) другие документы – по мере их поступления.

Рекомендуется составить реестр всех папок с документами. В реестре указать содержимое каждой папки, дату ее создания и окончания ведения, место хранения и др.

Систематизация документов – только часть работы. Важно организовать движение документов в организации таким образом, чтобы проводить уборку как можно реже. Для этого обязательно нужно регистрировать входящие и создаваемые документы, контролировать документы, которые находятся в работе, вовремя перемещать отработанные документы в папки и короба согласно выбранному классификационному принципу.

Также рекомендуется разработать локальный нормативный акт – инструкцию по делопроизводству, закрепляющую единые правила работы с документами всех работников компании.

Сначала нужно провести генеральную уборку: разобраться со всеми файлами, документами и закладками, организовать их и упорядочить.

Документы

  1. Просмотрите файлы, удалите ненужные.
  2. Каждый важный документ переименуйте так, чтобы его можно было найти по ключевому слову, дате, теме.
  3. Рассортируйте документы по папкам.
  4. Общую папку с важными документами необходимо сохранить где-нибудь ещё. Например, на отдельной флешке, но лучше — в облачном хранилище.
  5. Убедитесь в том, что дубликаты ваших документов:
    • упорядочены не хуже оригиналов;
    • надёжно защищены.
  1. Просмотрите все фотографии и обязательно удалите повторяющиеся, неудавшиеся и случайные снимки. Избавьтесь от тех, которые не хочется пересматривать.
  2. Рассортируйте фото по датам. Я также предпочитаю после даты вписывать локацию или название события в название папки. Например, «02.09.2015. Львов». Это помогает не только организовать папки, но и найти потом нужную по ключевому слову.
  3. Как раз сейчас самое время достать флешку. Когда разбираешь фотографии, всегда найдутся те, которые нравятся особенно сильно. Так как мы наводим порядок раз и навсегда, вы вряд ли будете перебирать все снимки снова. Так что это идеальный момент для того, чтобы скопировать любимые фото на флешку и распечатать их позже. Если хочется, конечно.
  4. Как и в случае с важными документами, папки с самыми дорогими сердцу фотографиями дополнительно скопируйте в облачное хранилище. Следите за тем, чтобы и в облаке все снимки были упорядочены.
  5. Для изображений из интернета, рисунков, иллюстраций создайте отдельную папку. Систематизируйте файлы внутри так же, как и фотографии, только распределяйте по папкам с названием-тегом.
Предлагаем ознакомиться:  Как научиться смотреть людям в глаза

Другое

  1. Наибольшее количество мусора обычно скапливается в папках загрузок — там, куда автоматически отправляются файлы после скачивания. Найдите такие папки и хорошенько их разберите.
  2. Не забывайте о рабочем столе. Сюда мы часто сохраняем файлы, которые понадобятся в ближайшее время, а удалить забываем. Разберите то, что накопилось, и избавьтесь от ненужного.

Электронная почта

В ящиках скапливается столько писем, что сложно найти нужное. Вам понадобится время и терпение, чтобы разобраться с почтой, но это того стоит.

  1. Удалите письма с рекламой. Отправляя их в корзину, выбирайте опцию автоматической блокировки адреса: тогда вы больше не увидите подобную рассылку.
  2. Создайте удобные фильтры-метки, распределите их по письмам.
  3. Наиболее важные письма:
    • нужно отметить соответствующим фильтром;
    • можно сохранить отдельно как документ (и тогда придерживаться правил хранения документов), отправить в Evernote или облачное хранилище.

Упростить разбор почты поможет Gmail offline. Все изменения, которые вы сделаете, вступят в силу после подключения к интернету. Письма уйдут к адресатам, ненужная корреспонденция удалится. Пользуйтесь, когда выдастся минутка без интернета.

Обязательно попробуйте пользоваться почтовыми клиентами. Эти приложения позволяют управлять письмами и не потерять важное сообщение.

Закладки

  1. Пересмотрите все страницы, сохранённые как закладки.
  2. Сайты, на которые возвращаетесь ежедневно, сохраните на стартовой странице или на панели закладок.
  3. Статьи, которые вы собираетесь прочитать позже, скачайте в виде документа или перенесите в отдельную папку.
  4. Остальные закладки группируйте по тематическим папкам.

Пользуйтесь сервисами для закладок: с ними будет удобнее и сортировать сохранённые страницы, и добавлять новые. Вот несколько интересных решений:

  • обработка дел по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счета по начислению заработной платы, личные дела, трудовые договора, личные карточки, составление описи дел по личному составу);
  • обработка дел временного срока хранения (составление описи дел временного срока хранения);
  • отбор дел с истёкшим сроком хранения (составление и оформление акта о выделение дел к уничтожению, вывоз и уничтожение документов, составление акта об уничтожении);
  • переплёт и оформление дел (по личному составу, бухгалтерских документов, дел постоянного срока хранения).

Все дела и документы должны храниться в архиве компании в течение определённого срока, который предусмотрен законодательством Российской Федерации. Например, для бухгалтерских документов он составляет пять и более лет.

Делопроизводство: принципы создания архива

При выборе этой методики документы объединяются в массивы по дате их поступления. Таким образом, в одной подшивке хранятся все бумаги от 1-го числа определенного месяца, в следующей подшивке – от 2-го числа и так далее. Если бумаги за определенный временной промежуток подшиваются в общую папку, то они раскладываются в порядке, начиная с наименьшей даты и заканчивая текущей.

Неудобство такого подхода очевидно. Если вы хотя бы примерно не помните дату платежного поручения или договора, то на его поиск в массиве другой разнородной документации за тот же период уйдет непозволительно много времени.

  1. Просматривая почту в почтовом ящике, сразу выбрасывайте лишнее. Не стоит нести в дом гору рекламных материалов, вам они точно не пригодятся. Если какая-то информация в рекламном буклете кажется вам важной – просто сфотографируйте ее на телефон.
  2. Если вы переживаете, что можете потерять важные документы при переезде или путешествии, заранее сделайте их копии. Можете заверить их нотариально или сделать скан-копию.
  3. Календари, расписания занятий, списки продуктов, номера телефонов соберите в блокноте с цветными отрывными листами. Так вы оперативно сможете найти необходимый номер или узнать, когда необходимо вести ребенка в спортивную секцию.
  4. Для газет и журналов также необходимо специальное место. Не стоит их хранить на тумбочке. Для этих целей приобретите специальный лоток или подставку.
  5. Прежде, чем браться за систематизацию документов, посетите канцелярский магазин и приобретите там специальные папки для их хранения. Лучше покупать разных цветов.
Предлагаем ознакомиться:  Как перевести отсканированный документ в ворд

Если вы решили навести порядок в своих документах дома, помните, что это у вас займет немало времени. Лучше выделить заранее день, чтобы в спокойном режиме без спешки вы смогли правильно разложить все. Сделав раз такую систематизацию, вы существенно сэкономите свое время на поиски необходимой документации среди вороха бумаг.

Она используется для регистрации дел временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет. Установленная номенклатурой схема систематизации может применяться при разработке картотеки на исполненные акты. Классификация Ведение архивного делопроизводства осуществляется по трем видам номенклатур:

  1. Типовой.
  2. Примерной.
  3. Индивидуальной (для конкретного предприятия).

Первая определяет состав материалов, формируемых в однотипных учреждениях.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренне стороне лицевой обложки дела.

На обложке дела постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначение кодов государственного архива и организации.

В конце папок должен присутствовать чистый лист-заверителя. В начале папки подшивают бланк для внутренней описи. Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами.

В нем указываются прописью и цифрами:

  1. Количество листов с нумерацией.
  2. Число страниц внутренней описи.

В листе-заверителе также оговаривается специфика нумерации. В частности определяется наличие литерных индексов, пропущенных кодов, номера страниц с наклеенными фотоматериалами, крупноформатных страниц и проч. Кроме того, на листе указывают присутствие типографских брошюр в папке, если они не были отмечены в основной нумерации.

Лист-заверитель визируется составителем.

Через год комиссией по разборке архивов Петербурга (тогдашней столицы) были даны практически аналогичные указания, касающиеся несекретных дел. Первые рекомендации по сортировке дел Предполагался «строгий разбор», по сути представляющий современную экспертизу ценности перед уничтожением дел. Соответственно, для архивных работ потребовались новые стандарты, касающиеся определения важности документа.

Министерства независимо друг от друга начали разрабатывать данные нормативы: результатом стало некое подобие централизованной системы, имеющей несколько типов документов для хранения. Сроки хранения Различалось «всегдашнее хранение», временное (от 5 до 20 лет), а также кратковременное (1-3 года до уничтожения дел).

Комплексная сортировка

На большинстве предприятий используются обе рассмотренные выше методики. В данном случае говорят о комплексной сортировке документов по папкам с разделением на виды, в хронологическом порядке. Документы одного вида подшиваются в общую папку по мере поступления.

При интенсивном документообороте для каждого вида документов формируются реестры по месяцам. Поток документации относительно невелик? Создавайте реестры по годам в больших папках-накопителях, для систематизации бумаг используя пластиковые разделители с номерами месяцев.

И последние несколько слов – о срочности перехода к комплексной сортировке. Если вы действуете «по старинке» и при этом быстро ориентируетесь в бумагах, то вопрос о немедленной оптимизации работы с документами может немного обождать. Иное дело, если неразбериха в документации реально мешает работе – тогда чем раньше вы грамотно систематизируете архив, тем лучше для всех.

Делопроизводство: принципы создания архива

Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Зато потом гораздо проще, а главное быстрее будет подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение. Обложка дела имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке.

В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны. Так что представьте, что их вообще не существует, когда оформляете обложку при заведении дела (далее обязательно будет образец).

Когда необходимы выделенные элементы обложки? Только при оформлении дел в случае их последующей передачи в государственный или муниципальный архив. Это шифр дела, коды организации и архива, куда поступят ваши документы. У нас в городе, например, при проведении обработки дел на обложке оставляется пустое место, затем во время передачи дел на госхранение заполняется при помощи штампов.

Предлагаем ознакомиться:  Как подшивать бухгалтерские документы

Не хочу долго утомлять вас теорией. Просто посмотрите, как правильно оформляется обложка дела на представленном образце. Вам необходимо использовать все приведенные элементы, они все являются обязательными.

Обложка дела – образец оформления переписки

 

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «БУГОРОК»

(ООО «Бугорок»)

ДЕЛО № 05-24             ТОМ № 1

Переписка с отделениями пенсионного фонда по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий

18 января 2012 г.26 июня 2012 г.

На 242 листахХранить 5 летст. 906

 

 Обложка личного дела – образец надеюсь также вам будет полезен.

 

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРИЛИВ»

(ОАО «Прилив»)

ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 05-28

Карапузов Максим Андреевич

06 апреля 2007 г.17 августа 2012 г.

На 44 листахХранить 75 лет ЭПКст. 656 б

 

При оформлении обложки дела не пропускайте наименование структурного подразделения. Если дело передается в другой отдел, то ниже указывается новый, старый берется в скобки.

Индекс дела, заголовок, номер статьи и срок хранения уточняйте по номенклатуре дел. Крайние даты – обычно это даты самого раннего и позднего документов. Кстати, крайними датами личного дела будут даты регистрации приказа о приеме и приказа об увольнении, хотя в деле будут документы с более ранней датой.

Очень удобно, когда корешок обложки также содержит информацию, чтобы с легкостью можно было понять какая именно папка вам нужна из множества рядом находящихся на полке. Точной формы для оформления корешков не существует. Правила по делопроизводству говорят только о необходимости указания цифрового обозначения дела. Я так понимаю, здесь речь идет об указании индекса дела по номенклатуре.

05-08

Том 1

Приказы о командировках

2012 год

Думаю, что теперь вполне достаточно информации для правильного оформления обложки дела.

Как упорядочить документы дома: 5 простых рекомендаций

Евгения Полоса

К записи 116 комментариев

delo-ved.ru

Номенклатура документов по охране труда, как вы именуете свои папки

602 Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда 45 л. (1) ЭПК
603 Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении 5 л. ЭПК
604 Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий Пост.
605 Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий 5 л. ЭПК
606 Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности Пост.
607 Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности 5 л. ЭПК
608 Планы мероприятий по улучшению условий труда работников 5 л.
609 Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда 5 л. ЭПК
610 Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков 5 л. ЭПК
611 Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новым
612 Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новым
613 Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 75 л.
614 Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов Пост.
Загрузка ...
Adblock detector