Как на электронный адрес написать письмо инструкция

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма. Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем.

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя. Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya».

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя. Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок.

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте. Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста. Задачей отправителя является изложить в начале письма суть проблемы или вопроса, по которому он обращается к получателю. В первом предложении должна быть обозначена цель, по которой направляется деловое письмо.

Образец: «Сообщаем Вам, что сроки обязательства по договору №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» подходят к концу. Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов». Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма.

Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй». Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока».

Если направленное получателю письмо несет вопросительный характер, то при составлении письма следует давать ответы на вопросы в той очерёдности, которая присутствует в полученном тексте делового письма. Если вопросы были заданы, отправитель надеется получить на них конкретные ответы. При составлении письма ответы не стоит нумеровать, нужно просто излагать мысль по порядку.

Для того чтобы ответить на все поставленные вопросы, для начала нужно несколько раз перечитать полученное деловое письмо и в том случае, если вопросов слишком много, лучше выписать их отдельно, чтобы не допустить пропуска. Если невозможно дать ответ на некоторые из поставленных вопросов, стоит указать, что на данный момент по каким-либо причинам ответ не может быть дан.

Как уже говорилось ранее, каждое отправленное письмо должно содержать конкретизированную подпись. Часто разработчики почтовых ящиков вводят функцию блока подписи, в который можно внести свои данные о должности, имени и контактный номер телефона. Впоследствии данный блок будет автоматически отображаться в конце каждого письма, что позволит упростить набор текста.

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.

Перечислю их по порядку:

  1. выделение текста жирным;
  2. выделения текста курсивом;
  3. выделение текста подчеркиванием;
  4. изменение цвета текста;
  5. выделение текста фоном другого цвета;
  6. изменение размера текста и стиля шрифта;
  7. выравнивание текста;
  8. изменение размера отступа в тексте;
  9. вставка нумерованного или маркированного списка;
  10. вставка смайликов из стандартного набора;
  11. кнопки отмены и повтора действия;
  12. кнопка запуска проверки орфографии;
  13. кнопка автоматического перевода текста на другой язык.
Предлагаем ознакомиться:  Как написать парню, что мы расстаемся?

Также есть дополнительные функции, которые открываются по нажатию на слово «Еще»:

  • вставка горизонтальной линии;
  • вставка ссылки;
  • зачеркнутый текст;
  • автоматическая транслитерация текста;
  • запуск виртуальной клавиатуры;
  • кнопка очистки оформления текста.

Электронная приемная

Если сравнить данную ситуацию с обычной бумажной почтой, то, получается, мы отправили пустой конверт, на котором написали текст письма. Так что же должно быть в поле «Тема»? В идеале в нем нужно написать что-то такое, что подтолкнет человека открыть письмо. Прочитав тему, он должен понять, что это нужное сообщение, которого он ждет. Пример:

  • Запись на консультацию
  • Отчет о работе
  • Результаты теста

И лучше, конечно, уточнить, что это за консультация, отчет о какой именно работе и что за тест. То есть нужно сделать так, чтобы по теме человек понял, о чем или от кого письмо.

Как отправить письмо по электронной почте

В этом уроке я покажу, как правильно отправлять письма по электронной почте. Это базовый урок, в котором НЕ будут рассмотрены все функции и возможности почтовых сайтов. Мы просто напишем и отправим обычное письмо, на которое сразу же получим ответ.

Этот урок необходим для дальнейшего углубленного изучения почты. И даже если с отправкой писем у Вас проблем нет, все-таки рекомендую проверить себя, всё ли Вы делаете правильно.

Для отправки письма нужно нажать на специальную кнопку. Обычно она так и называется — «Отправить» — и находится либо вверху, над полями, либо внизу, под ними. А во многих почтовых сайтах она есть и там и там.

На кнопку «Отправить» нужно нажимать только один раз! Чем больше раз Вы нажмете на нее, тем больше одинаковых писем придет получателю.

Принцип следующий: написали письмо, навели мышку на «Отправить», щелкнули один раз левой кнопкой и ждете. Как правило, через несколько секунд почтовый сайт напишет, что письмо отправлено.

Задание

Напишите письмо на адрес электронной почты

Представьте, что Вы пишете знакомому, которого не видели несколько месяцев. Кратко расскажите, как у Вас дела и что нового (можно одно-два предложения). Не забудьте про тему!

В течение минуты после отправки на Вашу почту придет автоматический ответ, так сказать, подтверждение того, что письмо получено.

Внимание: это тренировочный адрес, на котором настроены автоматические ответы. Не ожидайте писем от реального человека.

На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте». Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения. Также не корректно использовать в приветствии просторечные выражения, употребляемые в неформальном общении.

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После приветственного слова можно переходить к изложению цели письма.

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса , но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Функция Reply или Response (в сокращенном варианте она выглядит как Re:) помогает пользователю быстрым способом отвечать на ранее присланные сообщения отправителя. Эта функция обладает также и универсальной возможностью прочесть предыдущую переписку с собеседником по заданной теме. Но правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя переименовывать тему делового письма, если во время переписки суть обсуждения изменена.

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора. Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений. Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

Для передачи личной или конфиденциальной информации лучше отказаться от электронных почтовых ящиков, так как существует угроза перехвата сведений злоумышленниками для использования в своих корыстных целях. К такой информации могут быть отнесены: номера телефонов, пароли от банковских карт, лицевые банковские счета и т. п. Важно помнить, что информация сохраняется на сервере почтового агента и в случае взлома может быть похищена.

Нередко люди пользуются электронной почтой для отправки различных файлов: текстовых документов, фотографий, архивов, музыкальных записей. Практически любой файл можно оправить по электронной почте, кроме объемных и исполняемых файлов. Максимально допустимый общий размер файлов для отправки в одном письме может достигать 20 Мб.

Предлагаем ознакомиться:  Как вести себя в суде. Отвод судьи, ходатайства и заявления.

Чтобы прикрепить файлы к электронному письму на mail.ru, нужно выполнить следующий алгоритм действий:

  1. Нажмите на кнопку «Прикрепить файл».
  1. Откроется Проводник, с помощью которого вам нужно найти файлы для отправки. Пусть это будет Рабочий стол. Выделите нужный файл (1) левой клавишей мыши и нажмите на кнопку «Открыть» (2). Чтобы выделить несколько файлов, достаточно удерживать клавишу Ctrl на клавиатуре и кликать левой кнопкой мыши по нужным файлам.
  1. Загрузка файла может занять некоторое время, все зависит от размера файла и ширины вашего интернет-канала. После загрузки вы увидите все прикрепленные к письму файлы под кнопкой «Прикрепить файл».

Когда все файлы загрузятся, можно отправлять письмо адресату. Если вы не до конца разобрались с тем, как отправить электронное письмо, тогда задавайте свой вопрос в комментариях ниже. С удовольствием на них отвечу.

Сохранить

Как пожаловаться Владимиру Жириновскому Лидеру партии ЛДПР Владимиру Вольфовичу Жириновскому можно пожаловаться на проблемы в аграрном секторе, нарушения в работе ЖКХ, детских садов, предприятий торговли, коррупционные действия сотрудников правоохранительных органов, медицинских учреждений и другие правонарушения. Если жалоба составлена грамотно, то вы обязательно получите ответ в регламентированные законодательством сроки.

Настоящее согласие дается мной на неограниченный срок, а в случае его отзыва путем направления письменного уведомления по каналам связи Оператору обработка моих персональных данных должна быть прекращена Оператором, а данные уничтожены в срок не позднее 1 (одного) года с даты получения Оператором такого отзыва (по отметке на почтовом штемпеле и/или по дате подтверждения о доставке сообщения по каналам связи от уполномоченного оператора связи), если иное не установлено действующим законодательством Российской Федерации.

Настоящим я даю согласие на оформление бесплатной подписки на тематические рассылки через каналы связи информационных сообщений по всем выбранным квалификационным характеристикам и регионам при заполнении реквизитов в соответствующих формах поиска на Сайте и/или с использованием горячей линии 88005550917.

https://www.youtube.com/watch?v=F8p3GX5_VuA

У нас есть адрес электронной почты, на который нужно написать письмо. Он состоит исключительно из английских букв и/или цифр, знака @ посередине и названия почтового сайта ( Подробнее об адресах ящиков в Интернете я рассказывал в уроке «Адрес электронной почты». Первое, что нужно сделать, чтобы написать письмо, это открыть свой электронный ящик.

Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма. Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй».

Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока». На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда получатель игнорирует деловое письмо по каким-либо соображениям.

После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович». Приветствие в деловой переписке На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте».

Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения. Также не корректно использовать в приветствии просторечные выражения, употребляемые в неформальном общении.

Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений. Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов. Суть делового письма должна излагаться по существу Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста.

Предлагаем ознакомиться:  Как узнать ИНН физического лица по паспорту через интернет

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Рассмотрим классическую ситуацию.

У нас есть адрес электронной почты, на который нужно написать письмо. Он состоит исключительно из английских букв и/или цифр, знака @ посередине и названия почтового сайта (mail.ru, например).

Подробнее об адресах ящиков в Интернете я рассказывал в уроке «Адрес электронной почты».

Первое, что нужно сделать, чтобы написать письмо, это открыть свой электронный ящик. То есть зайти на почтовый сайт, на котором находится Ваш адрес, и открыть его.

А вот об этом я рассказывал в другом уроке — «Почта в Интернете».

Откроется личный кабинет, через который мы получаем письма.

На других сайтах личный кабинет выглядит примерно также: посередине список писем, слева отделы с письмами, сверху кнопки для работы.

Нам нужна кнопка под названием «Написать». Еще она может называться «Написать письмо».

Часть, в которую нужно печатать адрес электронной почты, называется «Кому».

Щелкаем левой кнопкой мышки внутри поля «Кому» и печатаем его туда. Чтобы набрать значок @ на клавиатуре, нужно нажать на кнопку Shift и, не отпуская ее, нажать один раз на клавишу клавиатуры с цифрой 2 (вверху, над буквами).

Важно: адрес нужно печатать только английскими буквами, без пробелов и без точки в конце.

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда отправители разбавляют её, используя неформальные знаки в виде смайлов. Их применение популярно при общении в социальных сетях, однако правила деловой переписки не приветствуют такие проявления эмоций, так как получатель может не знать их истинного значения и принять их за непонятный ему набор пунктуационных ошибок.

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла.

В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10.02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

То есть зайти на почтовый сайт, на котором находится Ваш адрес, и открыть его. А вот об этом я рассказывал в другом уроке — «Почта в Интернете». Откроется личный кабинет, через который мы получаем письма.

Вот как он выглядит в почте Яндекса: Так в Нам нужна кнопка под названием «Написать». Еще она может называться «Написать письмо». Как правило, находится такая кнопка на самом видном месте: либо сверху, над письмами, либо слева, над разделами. Вот как она выглядит в Яндексе: Так вНа всех почтовых сайтах она выглядит примерно одинаково.

Здесь нас интересуют только три поля: Кому, Тема и большая часть для ввода текста. Вот эти поля в почте Яндекса: А вот они в Допустим, у нас есть адрес, на который нужно отправить письмо. Вот он: Щелкаем левой кнопкой мышки внутри поля «Кому» и печатаем его туда.

Новикову Сергею ГеннадьевичуНачальнику Управления Президента по вопросам противодействия коррупции Чоботову Андрею Сергеевичу В электронной анкете в Вашем обращении укажите в именительном падеже Ваши: Фамилию * Имя * Отчество (при наличии) Отчество отсутствует Наименование организации (юридического лица) В электронной анкете в Вашем обращении укажите: адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации Вашего обращения * Возможно, вы имели в виду ?

Повторите адрес электронной почты для автоматической проверки правильности его заполнения Номер телефона Напишите текст обращения В соответствии с частью 1 статьи 7 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» гражданин в своём обращении в обязательном порядке излагает суть предложения, заявления или жалобы.

Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов».

Загрузка ...
Adblock detector